Los 7 hábitos de los planificadores de eventos altamente eficaces

Lo que los profesionales en eventos deben saber sobre el exitoso libro de negocios

¡Hola, planificadores! Soy Clever Carly. 

A los planificadores de eventos nos gusta pertenecer a una comunidad colaborativa. Cuando necesitamos encontrar inspiración y guías paso a paso, tenemos la suerte de disponer tanto de sitios web y hashtags especializados en eventos, como de podcasts y conferencias de expertos del sector. Sin embargo, no es muy común que una idea se abra camino entre todo el desorden para convertirse en un referente cultural permanente; uno que valga la pena volver a revisar después de haber pasado de moda. El libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, de Stephen Covey, que se viene publicando desde hace casi tres décadas, es uno de esos puntos de referencia. Y si todavía no lo ha leído, es muy probable que su compañero de la mesa de al lado tenga una copia que le pueda prestar.

La idea esencial es sencilla: todas las personas de éxito tienen los mismos comportamientos aprendidos, como ser proactivos, trabajar en grupo de forma colaborativa o aprender constantemente. Y aunque el libro explica que los siete hábitos se pueden aplicar a su trabajo, yo he modificado la fórmula original para que esté diseñada a medida para el sector de las reuniones.   

Entonces, según Stephen Covey y con un poco de mi ayuda, existen siete hábitos para planificadores de eventos altamente eficaces:

1. Son conscientes de que la preparación de las reuniones representa la mayor parte del trabajo.

En su libro, Covey destaca que la reactividad (en contraposición a la proactividad) puede impedir el éxito. Esta reflexión es totalmente cierta si la aplicamos al mundo de los planificadores de reuniones. Hay cosas que pueden parecer muy obvias (a fin de cuentas, somos planificadores), pero ¿sabe cómo y cuándo van a llegar los asistentes, y ha tenido en cuenta los medios de transporte en que se desplazan? ¿El orador principal está preparado y toda la tecnología está conectada y lista para funcionar? Por supuesto, estas serían solo algunas de las preguntas que tendría que contestar durante las semanas y días anteriores a su evento. ¿Y cuál es el objetivo principal? Ser proactivo. Intente estar siempre preparado para solventar cualquier obstáculo mucho antes de que suceda.  

2. Crean un evento con un objetivo claro en mente.

El segundo hábito de Covey es "empezar con un fin en mente", lo que significa que cualquier acción que realice deberá tener un propósito y un objetivo final. Asimismo, si su reunión no está pensada para alcanzar o superar un objetivo fijado, probablemente tendrá que volver atrás y establecer uno. 

¿Cuál es el resultado concreto que busca su cliente? Si está promocionando un nuevo producto, ¿los asistentes tienen una forma sencilla de adquirirlo después del evento? Si el objetivo principal es hacer contactos, ¿existe alguna forma en que los asistentes puedan conectar después del evento? Visualice el objetivo final y haga que cada acción que realice durante la reunión esté orientada a lograrlo. Por supuesto, también deberá decidir si se trata de un evento para Decidir, Idear, Conectar, Celebrar, Formarse, Producir o Promocionar

3. Saben cómo centrarse en lo que realmente importa.

Antes, durante y después de una reunión, lo más probable es que esté inundado de peticiones, quejas, preguntas y tareas. Aunque es tentador abordarlo todo con todas sus fuerza (¡claro, usted tiene un rendimiento excelente!), el consejo de Covey de establecer prioridades nos puede ayudar a la hora de decidir qué es más urgente.

Los niveles de importancia son muy subjetivos debido a las necesidades que van surgiendo durante la organización; sin embargo, nos pueden ayudar a detectar con antelación qué debemos abordar inmediatamente y qué podemos dejar para después. Que un ingrediente especial de un plato secreto no esté listo a tiempo… ¿es más importante que asegurarse de que todos los invitados estén correctamente registrados a su llegada? Probablemente, no. Aunque los problemas tales como un ingrediente que falta pueden desconcentrarle, no tendrán un efecto notable sobre el resultado final de su presentación.  

4. Son expertos en tecnología y redes sociales.

En el cuarto hábito, Covey explica cómo una mentalidad ganar-ganar nos conduce al éxito: si respetamos los deseos de los demás, nuestro éxito estará asegurado. ¿Qué desean los huéspedes? Más y mejor tecnología, según una encuesta reciente publicada en el informe Meeting Room of the Future, de la Asociación Internacional de Centros de Conferencias. Así que si quiere que su reunión sea todo un éxito, cumplir este deseo será una magnífica idea.

Como muestra la encuesta, el 80 por ciento de los asistentes a reuniones encuestados dijo que el acceso a tecnología interactiva cobrará más importancia en los próximos cinco años. Es más, el 92 por ciento afirmó que su dependencia de una conexión wifi más potente también seguirá aumentando. 

Y, ¿qué significa esto para usted? Que la gente no solo quiere asistir a su evento, sino que quiere interactuar con él. Difuminar la línea que separa la tecnología de la vida real mediante las redes sociales será su mejor apuesta y, para ello, puede generar hashtags únicos o filtros de Snapchat (como ya hemos comentado anteriormente), retransmitir en vivo momentos importantes o incluso establecer cabinas de fotografías digitales. 

Ah, y asegúrese de que su conexión de banda ancha sea potente, muy potente. 

5. Están al tanto de las necesidades de su audiencia.

El quinto hábito de Covey es tratar de entender primero y después ser entendido, una idea que hace que seamos más humildes mientras nos recuerda que debemos ampliar nuestra perspectiva. No hay duda de que es un gran innovador, un planificador profesional capaz de crear cosas inolvidables. Pero que tenga muchos conocimientos sobre cómo debe transcurrir una reunión no significa que su audiencia o su equipo compartan esa misma visión. Tenga siempre en cuenta las peticiones, necesidades y opiniones de los que le rodean, incluso si es usted el que dirige el barco. 

Y eso nos lleva al siguiente hábito de los planificadores de reuniones de éxito...  

6. Son magníficos jugadores de equipo.

A propósito de escuchar a sus compañeros, los planificadores de eventos eficaces saben cómo trabajar en equipo de forma eficiente y respetuosa, un hábito que Covey denomina "sinergizar". Como explica, los objetivos conseguidos en equipo superan con creces lo que uno puede conseguir solo. Además, los planificadores de eventos tienen que hacer malabares con muchas piezas, por lo que es indispensable confiar en los miembros de un equipo con espíritu solidario y positivo. Aunque probablemente suela destacar por su rendimiento sobresaliente, no tenga miedo de delegar responsabilidades. Saca a relucir lo mejor de cada uno.

7. Nunca dejan de aprender. 

Ya sea al leer artículos en MeetingsImagined.com o al asistir a una conferencia de planificación de eventos al año, los planificadores de reuniones de éxito nunca dejan de aprender (o de afilar el hacha, como diría Covey). 

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Estoy siempre a su disposición para brindarle una ayuda eficaz, 

Clever Carly

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