¿Por qué no socializan los invitados?

4 formas de garantizar el éxito absoluto de su próximo evento

Como planificadores de reuniones perfeccionistas que somos, nos enorgullece prestar atención a los detalles. Desde comidas y bebidas sorprendentes coordinadas por colores hasta opciones para llevar personalizadas, nos esforzamos por garantizar que los invitados cuenten con diversas opciones. Sin embargo, a pesar de todos nuestros esfuerzos, a veces los montajes intrincados no son suficientes para romper el hielo. Lo cual nos lleva a preguntarnos: ¿por qué no socializan los invitados? 

A pesar de que no existe una ecuación concreta que garantice que sus invitados interactuarán entre ellos durante las pausas, el almuerzo o en las fiestas posteriores al encuentro, a continuación le mostramos algunas formas de favorecer el diálogo. 

1. Brinde a los invitados una "experiencia compartida" 

Ya sea que procedan de distintos rincones del mundo o por el ambiente político, los asistentes a su evento traen consigo sus propias experiencias, sus expectativas individuales y sus predisposiciones. Naturalmente, la convergencia de diferentes culturas forma parte de todo aquello que aporta inspiración y energía a las reuniones. No obstante, si espera que sus invitados desarrollen buenas relaciones entre ellos, tendrá que hacer algo más que reunirlos en una sala. 

Un estudio de Psychology Today puso de manifiesto que las experiencias compartidas son fundamentales para establecer vínculos, superando incluso a algunas de las experiencias más "extraordinarias" que las personas puedan haber vivido previamente. Así pues, ¿cómo llevamos este razonamiento a las reuniones? Tendrá que ofrecer a los asistentes una experiencia única, algo que solo vayan a presenciar, y con lo que solo vayan a interactuar, durante su reunión. Podría ser un concierto, la demostración de un nuevo producto o incluso algo tan simple como una clase de cocina. Independientemente de cuál sea la experiencia, asegúrese de que sea única.   

2. Dé rienda suelta a la interacción   

Cuando intentamos lograr que los invitados interactúen, el hecho de asignar asientos puede parecer una obviedad. A fin de cuentas, de este modo se asegura de que nadie queda excluido de la conversación, ¿verdad? 

De acuerdo con un artículo de The New York Times, esa lógica podría no ser tan aplastante. Según indica, en algunas ocasiones la asignación de asientos puede suponer un motivo de ansiedad para algunos invitados o incluso crear tensión en función de quién se sienta al lado de quién. 

Puede ofrecer asientos asignados al principio, pero intente favorecer la interacción entre los invitados de forma natural. Las situaciones que propicien el inicio de conversaciones y que se centren en el entretenimiento, como por ejemplo, un bar de cócteles o una estación de juegos, pueden resultar útiles en este cometido. 

3. Acuda a los profesionales

Aunque muchos de sus invitados, probablemente, sean sociables por naturaleza, puede resultar increíblemente abrumador acercarse a hablar con un completo desconocido. En numerosos eventos o encuentros, suele ser siempre aquella persona curiosa y muy extrovertida la que mantiene el progreso de la conversación. Entonces, ¿por qué no toma las riendas y solicita ayuda?

Ya sea alguien de su equipo, un asistente en particular o cualquier otra persona que sea propensa a estimular la conversación entre la gente, confíe a unas cuantas personas la tarea de incentivar la interacción de los invitados. 

4. Si todas estas facilidades fallan, el coraje en estado líquido le resultará útil.

Incluso para quienes no consumen alcohol, el bar suele ser un lugar de marcado carácter social, donde las personas suelen sentirse más cómodas y dispuestas a hablar con desconocidos. Si no es durante la reunión, por lo menos intente brindarles a los invitados una hora de cócteles al finalizar. Tenga el cuidado de no tener el bar abierto toda la noche, pues su finalidad es que los invitados socialicen, no que besen el suelo. 

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