3 formas de reinventar las reuniones anuales

Logre que los asistentes vuelvan una y otra vez al actualizar su evento

Muchas organizaciones realizan conferencias y eventos para aumentar el reconocimiento de la marca, comprometerse con la comunidad y generar lealtad de los clientes. Los planificadores que celebren estas ocasiones saben que para alcanzar esos objetivos necesitan aumentar el número de asistentes. 

Sin embargo, aunque aumentar la asistencia es el objetivo más importante, la mayoría de los eventos muestran un crecimiento entre nulo y muy moderado, según el State of the Conference Industry Report de 2019.

Entonces, ¿qué es lo que ocurre? 

A diferencia de las reuniones puntuales, los eventos anuales suelen venir con la carga adicional de elementos heredados que están obsoletos, como un diseño de reunión o una estructura de agenda particulares. Para conseguir nuevas audiencias y aumentar el número de asistentes, los planificadores tienen que ofrecer algo nuevo. En otras palabras, tienen que reinventar las reuniones anuales lo suficiente como para que sean diferentes de las anteriores, pero sin olvidarse del propósito general y de la historia.

¿No sabe por dónde empezar? Aquí sugerimos tres formas de darle un nuevo giro a sus reuniones anuales: 

Renueve la agenda y el diseño. 

Un desayuno de bienvenida seguido de horas de presentaciones y una cena para hacer contactos para cerrar el día. ¿Verdad? 

La misma estructura y agenda de siempre pueden cansar año tras año. Entonces, ¿qué elementos puede añadir para que la conferencia resulte novedosa, incluso para los invitados que asistieron los años anteriores? 

Cambiar los oradores es una forma sencilla de diferenciar un evento del otro, pero intente ser creativo con la disposición del evento. Por ejemplo, pruebe diferentes estilos de asientos, técnicas de iluminación y escenarios. Otra opción: Considere la opción de brindar una experiencia que les permita a los asistentes personalizar su programa. 

A medida que profundiza para hacer que su reunión anual sea mejor, también es importante tener en cuenta los aspectos que no funcionaron tan bien el año anterior. ¿Hubo una respuesta común en los comentarios después del evento con respecto a un factor que se podría mejorar? Utilice esta información como punto de partida para mejorar elementos del evento. 

Cree una temática. 

Esta es la pregunta de oro en los eventos: ¿Tematizar o no tematizar? Pero en las reuniones anuales, la respuesta es clara: apueste por una temática. 

¿Por qué? Para los principiantes, muchas conferencias anuales tienen elementos en la agenda que siempre son necesarios. Y, como mencionamos arriba, tratar los mismos temas puede resultar pesado rápidamente. Tematizar la reunión les brinda a los planificadores la oportunidad de ofrecer una nueva perspectiva con respecto a esos elementos repetitivos que no puede eliminar. 

Si aplica una buena estrategia, una temática también reúne todos los aspectos de un evento, es decir, es una buena forma de promocionar de qué trata la reunión entre los posibles asistentes. Para los asistentes que regresan, una temática diferenciará a la reunión de encuentros anteriores, mientras que las nuevas audiencias tendrán un mejor entendimiento de lo que conseguirán si asisten al evento. 

Cambie de destino.

¿Celebrar una conferencia anual siempre en las mismas instalaciones o ciudad? Le recomendamos que seleccione un nuevo lugar cada año. Por un lado, viajar es emocionante y la oportunidad de descubrir un nuevo destino incentivará a las personas a participar en su evento. De hecho, las investigaciones demuestran que la ubicación tiene un papel muy importante en el futuro de las reuniones: los asistentes quieren tener un sentido del espacio claro y una conexión más profunda con la ciudad donde se encuentran. 

Los estudios también muestran que las personas se sienten felices antes de viajar; en ocasiones, incluso más que durante el viaje en sí. Esto no quiere decir que su evento será un fracaso, sino que, el hecho de brindar una nueva aventura, puede generar mucha expectativa antes de la reunión, algo que no puede generar con una ubicación habitual. 

Para los planificadores, un destino también puede ofrecer oportunidades de renovar la agenda de la reunión. Para ello, encuentre siempre la forma de rendir homenaje al destino y bríndeles a los asistentes la oportunidad de vivir una experiencia como si fuesen locales. Por ejemplo, es posible que haya un programa de la comunidad en el que los invitados puedan participar o una ruta que puedan realizar durante su tiempo libre. 

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