5 preguntas que debe hacerle a sus socios tecnológicos

Lo que debería preguntar para aprovechar la tecnología en sus reuniones y mejorar la experiencia de los asistentes

Encontrar al socio tecnológico perfecto para su evento (o seleccionar unas instalaciones adecuadas que tengan su propio proveedor) puede ser un proceso largo, pero una vez encuentre su pareja ideal, tiene el trabajo hecho, ¿verdad? 

Error. Para conseguir una asociación positiva y una experiencia tecnológica fluida, los planificadores deberían trabajar codo a codo y constantemente con sus socios tecnológicos para garantizar que todo transcurra sin contratiempos el día del evento. Además de los controles semanales, aquí tiene algunas preguntas que deberá hacer durante el proceso de planificación para sacar el máximo provecho de la asociación:

¿Cómo puedo aprovechar mejor la tecnología para alcanzar los objetivos de mis reuniones?

Como expertos en tecnología, sus proveedores entenderán la tecnología actual y las referencias de la industria mejor que nadie de su equipo. Por este motivo, pregúnteles qué puede hacer para aprovechar las últimas tendencias. Por ejemplo, es probable que inicialmente no haya pensado en incluir una experiencia de realidad virtual, pero quizás sea interesante considerar esta tecnología, ya que el 51 por ciento de las personas que la han usado han visto un rendimiento positivo de sus inversiones. 

¿Cómo puedo integrar las nuevas soluciones tecnológicas con los programas y herramientas ya existentes?

Una reunión eficiente suele incluir diferentes soluciones tecnológicas: CRM, una aplicación del evento, un programa para hacer el registro, integración de calendario, procesos de pago, herramientas de marketing… bueno, ya me entiende. Y la configuración tecnológica es diferente para cada evento, es importante que hable con su proveedor de tecnología sobre cómo funciona cada plataforma de forma conjunta. Pídale recomendaciones sobre cómo puede integrarlas y aprovechar al máximo cada solución. 

¿Qué debe hacer para cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea?

Según las disposiciones del RGPD, los planificadores son los responsables de garantizar que cualquier proveedor que procese los datos en su nombre cumpla con sus responsabilidades legales. Esto significa que deberán tener un completo conocimiento sobre cómo sus socios tecnológicos manejan los datos. Pídales que le expliquen sus prácticas de seguridad para garantizar que puede mantener la información de los asistentes protegida y segura.

¿Qué tipo de apoyo continuo ofrece?

Sí, el objetivo de tener un socio tecnológico es que maneje todos los aspectos técnicos de su reunión, pero como parte de su plan general de gestión de crisis, deberá conocer los procesos tecnológicos básicos en caso de emergencia. Por ello, conozca qué tipo de materiales de apoyo y capacitación ofrece su proveedor. También es una buena idea solicitar una demostración de la tecnología, para que pueda ver en vivo cómo funciona, en vez de tener que leer las instrucciones en un documento de capacitación. 

¿Con quién debo ponerme en contacto si necesito ayuda? 

En caso de que le surjan preguntas, deberá saber quién está disponible para ofrecer asistencia técnica y cuál es la mejor forma de ponerse en contacto con esa persona. Distribuya esta información entre los integrantes de su equipo para asegurarse de que todos puedan actuar de forma rápida en el caso de que surjan emergencias tecnológicas. 
 

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