5 consejos para planificar eventos pequeños de éxito

Cuanto se trata de planificar un evento excepcional, el tamaño no debería importar

Un evento de éxito no tiene que ser una velada enorme y espectacular. Los eventos pequeños pueden ofrecer a los invitados innumerables ventajas, como mayor participación, una comunicación más accesible y un ambiente relajado en el que se pueda interactuar de forma natural.

Consejo n.º 1: defina su invitado perfecto

Realice una sesión de lluvia de ideas con su equipo para definir el público objetivo de su evento pequeño y especializado. ¿Qué hacen sus invitados ideales? ¿Cuáles son sus intereses, aficiones y pasiones? ¿En qué les puede beneficiar su evento? Hacer una lista detallada con estas características le puede ayudar a conseguir que su evento tenga más significado y esté mejor enfocado.

Respondiendo a estas preguntas, podrá seleccionar un público que sea más receptivo a la naturaleza íntima de su pequeño evento y estará más dispuesto a participar en él. Además, estarán más abiertos a desarrollar una relación cada vez más cercana con su equipo o su empresa, lo cual le ayudará a tomar decisiones más correctas sobre aspectos importantes de la reunión, como el formato, el precio (si tiene), la ubicación y otras características.

Consejo n.º 2: cuide su comunidad

Los eventos pequeños le permiten conectar, hacer contactos y forjar relaciones más cercanas. Esto se debe no solo a que los invitados están más próximos, sino a que estarán más dispuestos a participar en conversaciones que crean sociedades y alianzas duraderas.

Si está presentando a un invitado, utilice un escenario más pequeño para fomentar una conexión más cercana entre esa persona y el público. Ayude a los asistentes a construir relaciones más profundas con sus compañeros o con los influencers, animándoles a descubrir algo nuevo sobre los demás. 

De esta forma puede tener la ubicación perfecta. Los invitados son más propensos a socializar en un lugar confortable con una zona de asientos cómoda. Inclínese por una disposición de asientos estilo familiar y mantenga una lista de invitados pequeña para que el ambiente sea más acogedor. Céntrese en fomentar un auténtico ambiente cercano que sea natural y positivo.

Consejo n.º 3: reserve un lugar único

Crear un evento auténtico puede ser tan simple como reservar un lugar nuevo y fresco. Valore las opciones que le ofrecen un ambiente o un estilo especial. Aproveche los espacios modernos o elegantes, buscando las mejores ofertas y disponibilidad en los hoteles locales. Por ejemplo, la promoción Duplique sus puntos de Marriott Hotels permite a los participantes de Asia-Pacífico obtener el doble de puntos del programa Marriott Rewards una vez hayan reservado y se hayan presentado en un evento celebrado en uno de los hoteles Marriott Rewards que participan en el programa antes del 31 de marzo de 2018.

Consejo n.º 4: emocione con los “extras”

Una lista de invitados más corta le brinda la oportunidad de hacer más cosas con su presupuesto. Según el formato o contenido de su evento, considere la opción de ofrecer sorpresas adicionales para que su audiencia esté entretenida durante la noche. Contrate a un fotógrafo, a un artista o a un orador invitado, o invierta en decorados extravagantes o en recuerdos de lujo. Utilice la información sobre su público objetivo para decidir en qué características extra vale la pena hacer los mayores gastos.

Consejo n.º 5: aproveche las redes sociales

Cuente con un equipo especializado en redes sociales para cubrir su evento. Aunque es posible que esto no sea necesario para todos los eventos de su sector, es importante tener presencia en las redes sociales para que sus invitados participen a través de hashtags, fotos y videos. Mientras su audiencia envía mensajes de Twitter con preguntas o con comentarios sobre lo que más les ha gustado, su equipo puede fomentar la interacción respondiendo o documentando los trazos más llamativos de su evento.

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