9 consejos para realizar reuniones virtuales que funcionan bien

Las reuniones virtuales pueden unir a equipos que están lejos, pero también pueden generar nuevos desafíos: aquí le contamos cómo superarlos

Las reuniones virtuales son cada vez más comunes estos días y por una razón. Son alternativas económicas para reunirse con compañeros que se encuentran demasiado lejos como para verse en persona. Además, con todos los programas y aplicaciones disponibles en línea, nunca ha sido tan fácil llevar a cabo una reunión virtual. Sin embargo, para aprovechar al máximo una reunión virtual, es indispensable que se prepare bien.

Los planificadores de éxito no solo harán sus tareas antes de que empiece la reunión, sino que también sabrán dirigir una reunión virtual para maximizar su eficiencia. Ponga en práctica estos nueve consejos para asegurarse de que su próxima reunión virtual sea todo un éxito:

Consejo n.º 1: Envíe recordatorios

Una gran ventaja de las reuniones virtuales es que se ahorra mucho tiempo de viajes. Pero no ahorrará mucho si tiene que esperar a que los participantes rezagados inicien sesión. Envíe muchas notificaciones para anunciar su reunión e informar del horario con tiempo suficiente para que todos puedan asistir. Además, enviar un recordatorio amable en torno a una hora antes del evento le ayudará a empezar a tiempo.

Consejo n.º 2: Diez son compañía, once son multitud

Dirigir una reunión virtual con más de 10 personas puede ser un caos. Incluya e invite solo a las personas esenciales para la conversación, para que las cosas fluyan de una forma directa y eficiente.

Consejo n.º 3: Cree un programa

Una semana antes de la reunión, envíe el programa a los participantes para que tengan una idea clara de cómo se deben preparar. Esto ahorrará tiempo y hará que su reunión en línea transcurra sin dificultades. 

Consejo n.º 4: Haga una prueba antes de empezar

Para celebrar un encuentro virtual es indispensable un software de reuniones en línea. No olvide probar cómo funciona el software que elija y asegúrese de que todos los participantes lo conozcan. Los problemas técnicos durante la reunión le pueden hacer perder mucho tiempo y afectar la eficiencia de la misma.

Consejo n.º 5: Elija un líder

Designar un líder puede ayudar al equipo a ajustarse al horario de la reunión y hacer que todos vuelvan a encarrilarse en caso de distracciones. Durante una reunión virtual, las personas pueden preocuparse por cosas como los correos electrónicos u otros trabajos. Un facilitador puede mantener la reunión en movimiento para evitar que los asistentes se desconecten o se involucren en otras tareas.

Consejo n.º 6: No interrumpa

La comunicación es algo más que palabras. Las expresiones faciales y el lenguaje corporal hacen que las conversaciones sean fluidas y las intenciones del orador sean claras. En una reunión virtual, estos aspectos no verbales son menos obvios. Por este motivo, los participantes pueden perderse las señales de otra persona que se está tomando su tiempo para hablar. Por este motivo, pregúntele siempre a la persona que habló antes si tiene algo más que añadir antes de tomar la palabra. 

Consejo n.º 7: Haga que sea inclusiva

Si lleva a cabo una reunión virtual donde algunos asistentes se reúnen en persona mientras que otros lo hacen en línea, asegúrese de incluir a todos por igual para mejorar la formación de equipos a distancia. Por ejemplo, si alguien cuenta un chiste en la sala de reuniones y todos se ríen, intente hacer que las personas que asisten a distancia también se enteren.

Consejo n.º 8: Haga que todos se concentren

Para disminuir las distracciones y asegurarse de que todos participen, aproveche las ventajas que le brindan las plataformas de software de reuniones en línea para compartir su pantalla, diapositivas o gráficos. Esto les dará a todos algo visual en lo que concentrarse durante la reunión. 

Otra buena forma de hacerlo es darles roles a los asistentes, por ejemplo, para tomar notas o controlar el tiempo. Pedirles su opinión sobre un tema o aspecto específico del encuentro también es una buena forma de mantener su atención. 

Consejo n.º 9: Cierre con broche de oro

Para asegurarse de que todos salen de la reunión virtual con una sensación de logro, deles tiempo para expresar individualmente lo que quieran, ya sea sobre la temática de la reunión o sobre la reunión en sí.

Palabras finales

Las reuniones en línea pueden ser difíciles de dirigir, pero con una estrategia de planificación adecuada, pueden ser una forma fantástica de promover el trabajo en equipo y la colaboración, incluso si los miembros del equipo se encuentran separados por grandes distancias. Si le gustaría tener algo de ayuda con su próxima reunión, ¿por qué no reserva una sala de juntas con nosotros y les permite a nuestros expertos organizar el espacio de la reunión virtual con las herramientas y el entorno correcto para que la reunión tenga éxito?
 

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