Mapa de experiencia de los asistentes: Cómo diseñar la experiencia perfecta para sus invitados

Siga estos consejos para aprender cómo el mapa de experiencia de los asistentes puede mejorar su próximo evento

Pensar en los objetivos y necesidades de sus asistentes es la base para un evento de éxito. ¿Qué expectativas tienen los asistentes? ¿Cómo puede conseguir que sea un evento inolvidable? ¿Qué tema le dará vida al evento? ¿Qué actividades les gustarán más a los asistentes? 

Para responder preguntas tan importantes como estas, necesita saber lo máximo posible sobre cómo sus invitados van a interactuar con su evento. La clave está en realizar un mapa de experiencia de los asistentes, lo que le permitirá planificar cada paso de la experiencia antes, durante y después del evento. 

¿Listo para empezar? Siga estos tres consejos para ponerse a trabajar en el mapa de experiencia de los asistentes en su próximo evento.

Identifique puntos de contacto

Los puntos de contacto se refieren a las maneras que tienen los asistentes de interactuar con su evento. Estos puntos toman muchas formas, desde los métodos utilizados para anunciar el evento, hasta las fotos que reciben los asistentes cuando el evento ha terminado.

Para ayudarle a identificar los puntos de contacto en su evento, póngase en los zapatos de los invitados. Catalogue todas las interacciones que sus invitados tendrán con su evento, empezando por las actividades que se realizan antes del evento, como el hecho de reservar una entrada, y siguiendo con las actividades que se llevan a cabo después del evento, como rellenar una encuesta. Ponga especial atención en todas las veces que les pide que hagan algo.

Para darle una idea más clara de lo que debe buscar, aquí tiene algunos puntos de contacto que debe considerar:


Antes del evento

  • Compra de entradas
  • Interacción en redes sociales
  • Navegación en el sitio web del evento

Durante el evento

  • Registro de llegada
  • Entretenimiento
  • Comidas y descansos

Después del evento

  • Encuestas
  • Correos electrónicos de seguimiento
  • Invitaciones a futuros eventos

Cree una tabla de experiencias

Una vez haya identificado los puntos de contacto, deberá crear una tabla de experiencias que le ayude a clasificar los puntos de contacto por orden de importancia. Una tabla de experiencias le dará una visión global de la experiencia de los invitados; de esta forma, podrá determinar la satisfacción de los asistentes y utilizar esa información para diseñar eventos en el futuro basados en las áreas establecidas.

Ponga cada punto de contacto en un eje de la cuadrícula, con importancia en el otro eje. (Aquí tiene un ejemplo.) Después, utilice esa tabla como base para realizar una encuesta al final del evento: envíe una encuesta después del evento y pida a los invitados que valoren su satisfacción con respecto a cada punto de contacto en una escala del 1 al 10. Pídales también que valoren la importancia de cada aspecto y que dejen comentarios y opiniones sobre su experiencia con cada punto de contacto.

Ahora, puede ordenar sus puntos de contacto según su importancia y ver el grado de satisfacción de los invitados en cada uno. Esto también le permitirá darle prioridad a los puntos de contacto que tiene que mejorar en el futuro. 

Utilizar la tecnología en su beneficio: obtener datos de la experiencia

Las relaciones entre la tecnología y la experiencia de sus invitados es cada vez más cercana. Hoy en día, existen muchos métodos digitales para recolectar y analizar los datos de los asistentes, que le podrán ayudar a transformar la estrategia y la experiencia de los invitados.

Cuando vaya a elaborar su tabla de experiencias, considere la opción de utilizar datos de plataformas digitales para ayudarle a crear una mejor imagen de cómo los asistentes responden a sus puntos de contacto. Por ejemplo, los comentarios y “me gusta” de una publicación en Facebook sobre una oferta especial del precio de la entrada se podrían incluir en la sección “antes del evento” de su tabla. Si les dio a los invitados pulseras de identificación por radiofrecuencia, puede actualizar la sección “después del evento” con datos sobre qué actividades les interesaron más a los asistentes o sobre la tasa de asistencia en eventos de varios días.

Únalo todo

Con todos los datos recogidos, organizados y analizados en su tabla de experiencias, tiene ahora una visión mucho más completa sobre qué piensan los asistentes de sus experiencias. Incluso si ya ha hecho una tabla de experiencias y ha aplicado lo aprendido, no deje de recopilar y analizar datos sobre los puntos de contacto con los asistentes; tener información actualizada sobre las preferencias de los invitados le ayudará mucho a organizar eventos en el futuro.

Siempre hay una forma de mejorar su evento, y el mapa de experiencia de los asistentes le ofrece una opción muy eficiente para identificar las oportunidades de superación. Y no tenga miedo de pedir ayuda externa con su evento. Colaborar con un tercero, como el servicio de consultoría para eventos de Marriott, puede ser una forma fantástica de obtener otra visión profesional que le ayudará a identificar áreas en las que se puede mejorar la experiencia de los asistentes.

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