Un recuerdo imborrable: 6 formas de convertir sus reuniones en una verdadera experiencia

Haga que lo sencillo sea funcional gracias a nuestros consejos para mantener conectados a sus invitados

No es ningún secreto que las reuniones mal gestionadas son poco eficientes. El trabajo de un planificador de reuniones se ha vuelto extremadamente importante, sobre todo cuando se trata de encontrar estrategias únicas y novedosas para aumentar el número de asistentes y mantenerlos concentrados en la programación. Estas iniciativas requieren un pensamiento innovador, que empieza convirtiendo las reuniones en verdaderas experiencias. Aquí le mostramos seis formas de conseguirlo:

1. Ofrezca la distracción correcta

No solo la generación del milenio y la Z están pegados a sus teléfonos inteligentes; hasta las personas de más de 40 años se distraen fácilmente con sus dispositivos digitales. Ofrecer experiencias sensoriales en momentos adecuados durante las reuniones brinda a los asistentes un tipo de entretenimiento diferente, que los une en un grupo, en lugar de separarlos en mundos cibernéticos independientes. Para ello, en vez de poner música de ascensor de fondo, contrate a un músico (o dos) para tocar antes de que empiece la reunión y durante las pausas. Esto ayudará, sobre todo, en reuniones en las que se llevan a cabo discusiones intensas, ya que mejora el estado de ánimo y ayuda a relajar la mente para la siguiente ronda de deliberaciones. También puede convertir el almuerzo en una experiencia interactiva e interesante, en la que el chef realice una demostración en vivo de la elaboración de un plato, y añadir algo de color a la reunión colocando elegantes arreglos florales sobre las mesas.

2. Aproveche los espacios al aire libre

¿Por qué limitarse a una sala cuando tiene mucho más espacio a su disposición? Si su grupo es pequeño, considere la opción de celebrar un almuerzo en la cocina. O también puede pedirle al hotel que coloque sillas cómodas en el jardín junto a pequeñas mesas con bebidas y refrigerios. Esta es una fantástica forma de hacer que el aire fresco y el paisaje verde inspiren alguna lluvia de ideas creativa. Si su reunión se extiende durante algunos días, planifique un itinerario más amplio que se lleve a cabo fuera de la sala de reuniones. Puede organizar una ruta en bicicleta por los alrededores, o realizar una sesión para que los asistentes se conozcan, llevándolos una degustación de vinos en una bodega local.

3. Rompa los límites

Ser excéntrico puede ser fantástico si se hace con estilo. Recuerde que el objetivo es mantener a su audiencia concentrada en su evento, especialmente si se celebra en un salón grande. En lugar de utilizar una sola pantalla, coloque varias juntas para crear una experiencia panorámica de alta definición. Esto puede ser de mucha ayuda para las presentaciones de un solo orador gracias a su efecto envolvente, ya que le proporciona a la audiencia una mejor visión de las imágenes y los puntos clave que se muestran en la pantalla. Impresione todavía más a los asistentes creando series de fondos de pantalla interactivos que cambien después de cada pausa. 

4. Sea divertido y haga su mejor jugada

Si el tiempo no es lo suficientemente bueno para realizar una sesión de lluvia de ideas al aire libre, también puede hacer que sea divertido en el interior de las instalaciones, organizando juegos en equipo como el Jenga o el Trivial. El JW Marriott Seoul tiene uno de los gimnasios más grandes de Corea, con tres pisos de instalaciones de vanguardia. Allí, los asistentes pueden probar algo nuevo, como submarinismo, sin abandonar las comodidades del hotel; practicar su swing en el campo de golf de prácticas; o incluso escalar en una pared. 

5. Aproveche la cultura local

Si a su evento asisten personas de diferentes países, puede aprovechar el contexto geográfico para romper el hielo. Cuando los invitados lleguen, los anfitriones vestidos con ropa tradicional pueden saludarles ofreciéndoles algún refrigerio, mientras que unos bailarines de danza tradicional le darán más chispa a la cena de bienvenida (literalmente, si se encuentra en un lugar con tradición de danza del fuego). Durante las pausas para tomar té o café en el vestíbulo, los elementos de decoración cultural, así como las comidas y bebidas tradicionales de la región, le aportarán otro toque de autenticidad. Además, un experto local puede hacer una muestra de alguna tradición especial de su cultura en una estación instalada en el centro del vestíbulo.

6. Sea atento y obsequie a los invitados

Haga que los asistentes estén motivados en todo momento y cambie el entorno haciendo que exploren las inmediaciones. En lugar de darles bolsitas con artículos de regalo en la puerta, envíelos a la caza del tesoro. Deje una pista sobre los regalos y la curiosidad se encargará del resto. Si el día fue especialmente intenso, con reuniones continuas de toma de decisiones o una larga ceremonia de entrega de premios, anime a los invitados a descansar y recuperarse en un spa. El JW Marriott Dongdaemun Square Seoul brinda el Provence Spa by L’OCCITANE, donde los invitados podrán relajarse en calma total. Este spa ofrece tratamientos para hombres y mujeres. Los productos de marca francesa están elaborados a base de aceites esenciales e ingredientes naturales para hacer que sus invitados se sientan rejuvenecidos y renovados.

Después de todo el trabajo duro que llevó a cabo para planificar su evento, le gustará saber su sus invitados se llevan una buena impresión. Por ello, no olvide utilizar una aplicación de encuestas para recolectar los comentarios sobre su reunión en tiempo real. 

Powered By OneLink