Clever Carly: Gajes del oficio

La ciencia de elegir el día de la semana más adecuado para su reunión

¡Hola, planificadores!

Es jueves, lo que significa que estamos a solo un paso del viernes y del fin de semana. ¡Y menos mal! Porque la verdad es que esta semana ha sido dura.

Seguro que casi cualquier planificador se siente identificado: con tantas tareas pendientes, es fácil que los planificadores nos sintamos absorbidos por la semana laboral, sobre todo porque, para muchos de nosotros, trabajar durante el fin de semana es algo demasiado habitual.

Pero dejemos de hablar de nosotros. Lo que importa es cómo se sienten los asistentes durante la semana, y resulta que hay algún tipo de ciencia social tras ello. Claro, puede que no tenga control sobre los horarios de los asistentes, pero basándose en la investigación que se muestra a continuación, sí puede coordinar eventos de acuerdo con el estado de ánimo y la energía de los invitados para sacar el máximo provecho de su reunión. Y eso es algo que vale la pena explorar. Así que, sin más preámbulos… 

Lunes

Muchos planificadores evitan hacer reuniones en el temido lunes, pero resulta que los lunes no son tan horribles como se piensa. La gente puede decir que los odia, pero si les preguntas por su estado de ánimo, casi alcanza el promedio del resto de la semana. Además, después de dos días libres, la gente suele sentirse más fresca, renovada y preparada para afrontar los retos de la semana.

Qué significa esto para las reuniones: Después de un fin de semana para descansar, las reuniones celebradas los lunes pueden ser más productivas de lo que piensan los planificadores, aunque puede que oiga refunfuñar a alguna persona.

Martes

Una vez terminado el primer día de la semana, es el momento de concentrarse en el trabajo. Los martes son los días con el mayor volumen de correos electrónicos, lo cual también puede ser el motivo por el que son el día más productivo de la semana y también el más estresante.

Qué significa esto para las reuniones: Incorpore actividades de reducción de estrés, como ejercicios de respiración o un rompecabezas en las reuniones celebradas los martes, para que los asistentes se relajen, se concentren y mantengan su nivel de productividad.

Miércoles

La gente puede decir que los lunes son los peores días, pero desde un punto de vista profesional, los miércoles se llevan el premio. Los ánimos están más bajos debido a que es el día que se encuentra más alejado del fin de semana, tanto del anterior como del siguiente. ¿El resultado? El resultado es la sensación de estar atascado por el trabajo y no ver la luz al final del túnel. 

Qué significa esto para las reuniones: A diferencia de las técnicas de liberación de estrés utilizadas los martes, pruebe a utilizar elementos para levantar el ánimo y generar un ambiente positivo. La aromaterapia, por ejemplo, puede recargar las pilas de los participantes y crear un ambiente animado. Utilizar plantas para decorar su reunión también puede ayudarle a mejorar el estado de ánimo de los invitados. Concretamente, los geranios, la lavanda, los helechos y la hiedra son conocidos por crear una sensación de afabilidad.

Jueves

Todavía no es fin de semana, pero los jueves mantienen a la gente anclada al trabajo, pero con un pie fuera hacia el fin de semana. La expectativa de que pronto podrán descansar del trabajo aumenta y, con ella, aumenta también la energía y el ánimo de las personas. 

Qué significa esto para las reuniones: Deje para los jueves las reuniones en las que se requiera un alto nivel de participación o de energía, ya que es más probable que los asistentes colaboren con una agenda interactiva. 

Viernes

Ah, sí, viernes. Al igual que los lunes, el último día de la semana genera una sensación de admiración por estar cerca del fin de semana, pero no hay pruebas de que el viernes sea mejor que cualquier otro día de la semana. Ahora bien, su proximidad al fin de semana hace que sea más fácil de recordar que los días entre semana, que pueden confundirse entre sí. 

Qué significa esto para las reuniones: Llegado el viernes, los asistentes están listos para el fin de semana, así que evite las reuniones profundas y serias, sobre todo el viernes por la tarde. (¿Una reunión a las 16:30 h? ¡A quién se le ocurre!) Como los viernes son días que se confunden menos con los martes, miércoles y jueves, también podrían ser encuentros de mayor audiencia con noticias o agendas memorables. Pero no olvide hacer que sea animado y ligero. 

¿Y qué pasa con el fin de semana?

Mucha gente utiliza el fin de semana como un momento para desconectar del trabajo y relajarse, por lo que debe respetar el tiempo personal de los asistentes. ¿Su reunión tiene que celebrarse irremediablemente un sábado? Si no puede justificarlo, probablemente no. (Sin embargo, se sabe que los sábados tienen el número más bajo de vuelos retrasados; que los organizadores de reuniones en destinos lo tomen como quieran).

Otra cuestión a tener en cuenta: no todas las culturas consideran el sábado y el domingo como fin de semana. Por ejemplo, en las culturas musulmanas se trabaja de sábado a miércoles, por lo que jueves y viernes son el fin de semana. Como siempre, realice su investigación y establezca el propósito y las estrategias de su reunión según las necesidades de su cliente para garantizar la máxima asistencia y participación. 

Recuerde que no hay una forma incorrecta de celebrar una reunión, pero el “cuándo” importa. Cerrar los ojos y elegir un día al azar no servirá de nada, así que averigüe qué tiene más sentido para el propósito de su reunión y para sus asistentes. Puede que necesite más tiempo y una mayor estrategia, pero eso, queridos planificadores, son gajes del oficio.   

Hasta la próxima,

Les deseo unas buenas planificaciones,
Clever Carly

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