Clever Carly: El arte de decir “no”

Cuándo (y cómo) decir “no” durante el proceso de planificación

¡Hola, mis magníficos planificadores!

No sé qué hacen ustedes, pero yo, como planificadora, intento agradar a todo el mundo. Siempre me quiero asegurar de que todo está perfecto para las personas con las que trabajo, lo que significa que a veces me cuesta decir que no a proyectos para los que no tengo tiempo, a solicitudes estrafalarias, a tareas que parecen imposibles, etc. En vez de esto, digo que sí, cargo todo sobre la espalda y me vuelvo loca (y vuelvo loco a mi equipo) intentando hacer que todo funcione.

Pero lo cierto es que, con el paso de los años, he podido darme cuenta de que ninguna reunión, cliente o empresa merece la presión, el sudor, la frustración y el arduo trabajo que le dedico. Así que, he aprendido a decir que no. Déjenme decirles que es un músculo muy difícil de ejercitar, pero es mejor decir que no desde el principio en vez de aceptar algo que no podemos hacer, sobre todo cuando decir que sí nos impide llevar a cabo los proyectos en los que estamos involucrados.

No me gustaría nada tener que rechazar un desafío cuando sé que existe un gran potencial de éxito y crecimiento, pero en algunas situaciones hay que decir un no rotundo y estos son los límites que establezco:

1. El proyecto no es adecuado para sus cualidades como planificador.

Todos tenemos diferentes cualidades y es importante conocer nuestros puntos fuertes y débiles. Contratar un equipo diverso, en el que pueda delegar tareas, le ayudará a equilibrar los puntos débiles; pero aun así, ningún equipo es perfecto. Es posible que algunos proyectos no estén alineados con su visión de cómo debe ser un evento o con sus métodos de ejecución. En estos casos, le recomiendo que rechace educadamente participar en el proyecto desde el primer momento, para no tener que planificar una reunión que no está acorde con sus criterios. Ya tendrá otras oportunidades que se adapten mejor a sus capacidades y esas son, exactamente, en las que debe invertir sus esfuerzos.

2. El cliente cambia el plan constantemente.

Durante la planificación, hay que tomar muchas decisiones y, en algún momento, es necesario aprobar las opciones para poder seguir avanzando. Sin embargo, si su cliente cambia las indicaciones constantemente, provocará una avalancha de retrasos, plazos no cumplidos e incluso oportunidades perdidas. Como planificador de eventos, es su tarea cumplir con la programación y mantener el rumbo del proyecto; y si para ello tiene que decir que no a alguna solicitud del cliente, adelante. En lugar de decirle directamente que no, recuérdele al cliente de una forma amable el calendario establecido y explíquele qué aspectos podrían verse afectados si toda la planificación se retrasa.

3. Las solicitudes del cliente no encajan en el presupuesto.

Los problemas económicos suponen uno de los mayores retos que afrontan los planificadores, y no es de extrañar, ya que tienen que celebrar eventos para alcanzar grandes ideas y objetivos, y solo disponen de una cantidad limitada de fondos para hacer realidad esos sueños. Si el cliente acude a usted con una enorme lista de solicitudes, o con alguna propuesta que está claramente fuera del presupuesto, lo primero que puede hacer es intentar llegar a un acuerdo. Por ejemplo, ¿hay alguna manera de cumplir con sus solicitudes modificando el presupuesto, pero sin aumentarlo? ¿O de llevarlas a cabo a menor escala? Si logra hacerlo, genial; pero si no lo hace, tendrá que recordarle educadamente al cliente acerca de la situación financiera. Como a nadie le gusta oír la palabra “no”, lleve preparadas algunas propuestas alternativas similares.

4. La asociación no es productiva.

Los planificadores de eventos tenemos que asociarnos con muchos tipos de personas diferentes: clientes, proveedores, patrocinadores y asistentes, por nombrar solo algunos. Utilizo la palabra “asociar”, porque las relaciones que se desarrollan con las personas durante el proceso de planificación son similares a las de una asociación, ya que trabajamos juntos para crear un evento espectacular que nunca podríamos conseguir trabajando solos. Como en todas las asociaciones, la organización de la asociación puede ser un tanto complicada. Si en algún momento siente que la asociación se ha vuelto una dictadura donde no se le respeta, se siente incómodo o tiene que llevar a cabo tareas que no forman parte de su función, está bien decir no. Al fin y al cabo, usted tiene que hacer su trabajo y, si la asociación se vuelve un obstáculo, algo tiene que cambiar. Por ejemplo, si su cliente o algún proveedor le trata como si fuese su asistente personal, le estará robando tiempo y apartándole de las tareas de planificación que son realmente importantes. En este caso, lo mejor que puede hacer es abrir el diálogo, elaborar un plan práctico para llevar a cabo el resto del proceso de planificación y continuar.

Como ya he dicho, yo siempre hago todo lo que puedo para lograr que cada evento sea perfecto, pero cuando un proyecto o solicitud repercute negativamente en la reunión, tómese un tiempo para pensar bien si vale la pena. Reconocer estos momentos puede ser difícil, pero haber dicho que no puede hacerle gritar “¡sí!” en el futuro .

Hasta la próxima,

Les deseo unas buenas planificaciones,

Clever Carly

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