Clever Carly: Entre en la sala de juntas

Una planificación de reuniones estratégica comienza pudiendo acceder a los involucrados

¡Hola, mis ocupados planificadores!

Cuando se trata de los objetivos del cliente, el primer paso es entenderlos. Es decir, necesita una definición clara de lo que el cliente espera que el evento antes de pasar a detalles más concretos. 

Parece sencillo, ¿verdad?

El problema es que a los clientes les cuesta mucho transmitir la información clave. Es posible que tengan una idea de lo que quieren, pero para ellos es complicado expresarlo. O, quizás, tengan ambiciones muy amplias, como “promocionar un nuevo producto” o “aumentar las ventas”, por ejemplo, pero no le ofrezcan el contexto que hay tras esos objetivos.

Sea cual sea el motivo de la falta de comunicación, deberá llegar hasta el fondo del mismo y, para ello, normalmente necesita hablar directamente con los involucrados. Y eso solo lo puede conseguir de una forma: tiene que meterse en la sala de juntas, o sala de conferencias, oficina, cafetería… Necesita tener acceso al lugar donde se reúnen.

La forma correcta de pedir acceso a la sala de juntas

Como las juntas se realizan en un ambiente muy serio, pedir permiso para colarse en sus reuniones como persona ajena puede resultar extraño, pero es necesario. Para asegurarse de que todo fluya con naturalidad, dele al cliente una idea sobre la información que pretende descubrir. Entonces, explíquele también por qué esos detalles le ayudarán con el proceso de planificación y a cumplir los objetivos del cliente final. 

Qué hacer si la respuesta es “no”

Si no lo han invitado a la sala de juntas, o su petición se ha pasado por alto, entregue una lista de preguntas para que el cliente las realice en su nombre. En algunos casos, quizás pueda conseguir una transcripción de la reunión. 

Durante la reunión

Es importante escuchar atentamente y tomar notas sobre lo que dicen los involucrados, pero no olvide que usted también está participando. Pida aclaraciones siempre que las necesite y trabaje con el organizador de la reunión para dedicar un tiempo a las preguntas. De esta forma, podrá hablar directamente con los participantes. 

Prepare una lista de preguntas previamente y no tema profundizar en temas complicados. Hacer preguntas como “¿qué lo está frenando?”, lo ayudará a comprender el enfoque de los objetivos actual y pasado del cliente, por qué no funcionó y qué áreas se pueden mejorar. 

Una vez hayan terminado de hablar sobre el evento, el organizador de la reunión puede pedirle educadamente que abandone la sala, porque la junta pasará a tratar temas confidenciales que son irrelevantes para usted. Y está bien, porque usted ya estuvo dentro y recibió la información que necesitaba para producir un evento estelar, y eso es lo que más importa.

Hasta la próxima.

Les deseo unas buenas planificaciones,
Clever Carly

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