Clever Carly: Cómo informar sobre la cancelación de un evento

Estrategias para hablar con sus socios cuando está en la obligación de cancelar un evento

¡Hola, planificadores!

Seguramente están de acuerdo en que, después de haber pasado montones de horas planificando una reunión, lo único que queremos es tener un evento fructífero. Sin embargo, a veces la Madre Naturaleza tiene otros planes, y un clima inestable puede echar a perder un evento. Por supuesto, nunca queremos cancelar una reunión, pero en algunas circunstancias extremas, es posible que haya que aplazarla o cancelarla completamente.

Es una pena, de eso no hay duda. Desmontar la complicada red de decisiones que creó para sacar adelante el evento es difícil (tanto logísticamente como emocionalmente, porque es duro ver como todo su trabajo no sirvió para nada), por no mencionar el proceso de comunicación que hay que llevar a cabo con los proveedores, los patrocinadores y los asistentes. Como pasa con casi todo, unas estrategias funcionan mejor que otras, y cada una depende de quién sea su interlocutor. “Hemos tenido que cancelar la reunión. ¡Lo siento mucho!” no es una respuesta adecuada.

Tanto si necesita desarrollar un plan de comunicación para desastres, como si quiere renovar el suyo, aquí le desvelamos nuestros secretos para hablar con los principales involucrados en su evento: 

Los proveedores

La comunicación con el gerente de las instalaciones, los oradores, los socios tecnológicos y cualquier otro colaborador puede ser muy delicada. Usted, por supuesto, tiene que dar malas noticias, y debe hacerlo de una forma que no rompa la asociación en futuros eventos. Para evitar cualquier malentendido, infórmeles de cualquier cambio lo antes posible y llámelos por teléfono directamente. Tener una conversación más personal minimiza las posibilidades de herir los sentimientos de la otra persona, algo que puede suceder incluso si es culpa de la Madre Naturaleza. Después de la conversación, realice una notificación formal por escrito. De esta forma, ambas partes tendrán una protección legal, en el caso de que surjan problemas de contrato en el futuro.

Los patrocinadores

Los patrocinadores ponen su dinero y su tiempo para participar en un evento, y no ser capaces de obrar de acuerdo a sus donaciones puede provocar otra conversación difícil, sobre todo si el 53 por ciento de los planificadores dicen que encontrar un patrocinador es todo un reto desde el principio. Cuando hable con un patrocinador sobre una reunión de emergencia, prepare de antemano algunas concesiones posibles para ofrecerle en lugar del evento que va a aplazar (o cancelar). Quizás sea una oportunidad perfecta para colaborar en otra reunión que tenga en proyecto, o para expandir su patrocinio y visibilidad en el evento aplazado. Sea lo que sea, utilizar la conversación como una oportunidad para hablar de futuras colaboraciones demostrará que valora el trabajo de los patrocinadores y conseguirá que estén más dispuestos a trabajar con usted en el futuro.

Los asistentes

Si ha planificado un evento estelar (¡y no lo dudo!), seguramente su público ya esté hablando del evento, y cualquier noticia sobre una cancelación o un cambio de fechas que haga que no puedan asistir será mal recibida. Su objetivo es tener a los asistentes contentos y preparados para su próximo evento a pesar de los cambios, y eso empieza por una comunicación honesta y proactiva. Sea claro acerca de los peligros que implican las inclemencias meteorológicas que se plantean para el evento y explíqueles todo el tiempo que se tomaron usted y su equipo para analizar la situación hasta decidir cancelar el evento. 

Igual que hizo con los proveedores, mantenga conversaciones personales. Quizás no sea posible enviar notificaciones individuales, pero un correo electrónico general puede resultar indiferente. Asegúrese de incluir un espacio de contacto donde los asistentes se puedan dirigir para hacer cualquier consulta sobre el tema. Por ejemplo, seguramente tenga una dirección de correo electrónico, una línea telefónica o una página especial en el sitio web del evento que los asistentes puedan utilizar para hacer preguntas sobre el aplazamiento o la cancelación.

Insisto en que cancelar un evento puede ser un gran dolor de cabeza y es muy importante agotar todas las posibilidades de salvar el evento antes de eliminarlo por completo. Ahora bien, la seguridad debe ser siempre su principal preocupación, y si la Madre Naturaleza no está siendo justa, no le corresponde a usted ponerla a prueba. Llevar a cabo una comunicación rápida y efectiva con todos los colaboradores de su evento será su apuesta más segura. 

Hasta la próxima,
Clever Carly


 

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