Clever Carly: Cómo aprovechar su comunidad de reuniones en línea

Plantéese estas cuatro preguntas antes de crear el espacio para reuniones digital para su evento

¡Hola, mis queridos planificadores!

Mientras la tecnología y los eventos en vivo siguen uniéndose cada vez más, he estado pensando sobre cómo esta asociación puede realzar los objetivos de una reunión. Y en lo que respecta a la participación de los asistentes, creo que el pilar fundamental de esta relación entre el mundo de la tecnología y el de las reuniones es una comunidad de reuniones en línea. 

Normalmente, los asistentes solo podían interactuar con un evento durante un evento, pero nada más. Gracias a internet, las personas pueden empezar a relacionarse con una reunión mucho antes de que empiece; pero ¿cuántos eventos tienen un espacio adecuado para hacerlo?

Una comunidad en línea es básicamente un espacio para reuniones digital: en ella, los asistentes se pueden reunir para hablar entre ellos, conectar y aprender antes, durante y después del evento. Pero todas esas conversaciones y participación no nacen de la nada. Como muchas otras estrategias de marketing, una comunidad en línea es solo eso: una estrategia. Para construir ese espacio de conversación se necesita esfuerzo y organización. Si está a punto de ponerse manos a la obra, le sugiero que empiece con estas cuatro preguntas:

¿Cuál es el propósito de su comunidad de reuniones en línea?
Al igual que su reunión tiene un propósito claro, su comunidad en línea también debe tenerlo. ¿Solo intenta despertar interés entre los asistentes y aumentar la venta de entradas? ¿O su comunidad en línea es una herramienta para que los asistentes conecten y mantengan el contacto tras la finalización de las actividades? Su respuesta a las preguntas anteriores determinará la estructura de su comunidad de eventos en línea. Por ejemplo, si su objetivo es solo aumentar el número de asistentes, su estrategia probablemente se centrará en compartir contenidos para animar a los posibles asistentes. Sin embargo, si la idea es utilizar su comunidad en línea para fomentar y cultivar nuevas relaciones, su estructura interna deberá reflejar esto e incorporar funciones de mensajería para que los asistentes se puedan comunicar. 

¿Dónde vivirá esta comunidad?
Ahora ya sabe cuál es la tarea de su comunidad, pero ¿dónde se va a reunir la gente? Puede parecer que el alojamiento de una comunidad en línea suponga una gran inversión de presupuesto, pero no tiene por qué ser así. Por ejemplo, aproximadamente un 66 por ciento de los asistentes participarán en línea a lo largo del evento, así que podrá aprovechar este hecho para no tener que invertir en el alojamiento de la comunidad dentro de su plataforma. Anime a los invitados a que interactúen con su reunión a través de las redes sociales creando un hashtag del evento que almacene todas las publicaciones relacionadas en un mismo lugar. De esta forma, tanto usted como los asistentes, podrán seguir las conversaciones en tiempo real. En reuniones para Conectar, en las que se necesita una participación más intensa de los asistentes, intente utilizar una aplicación para eventos especializada en emparejamiento y que cuente con funciones de mensajería. 

¿Por dónde puedo empezar a construir mi comunidad de eventos en línea?

La respuesta, por supuesto, dependerá de los objetivos de su comunidad de reuniones y de dónde vivirá. Digamos que las redes sociales son adecuadas para su evento. En este caso, un hashtag único y una estrategia de marketing sólida deberían ser suficientes para hacer que la gente hable. Sin embargo, es muy posible que necesite desarrollar un plan más estructurado y, en el centro de ese plan, se encuentra la experiencia de los asistentes. Desde un punto de vista técnico, los asistentes necesitarán tener una experiencia en línea con un diseño intuitivo que les facilite participar en las conversaciones; mientras que desde una perspectiva humana, querrán algún incentivo que les haga contribuir, lo que me lleva al siguiente punto…

¿Con qué debe estar comprometida mi comunidad en línea?
¡La pregunta del millón! Como he dicho antes, el hecho de simplemente crear una comunidad en línea no le garantiza que las personas participen en ella. Para crear una comunidad en línea que tenga éxito, deberá ir más allá de lo que significa para su reunión y observar qué tipo de oportunidades puede proporcionar a sus asistentes. Es decir, el interés común por su evento es importante, claro, ¿pero tiene la suficiente importancia como para motivar a las personas a participar (y hacerlo a largo plazo)? Probablemente, no. Entonces, ¿qué tiene de especial su evento para hacer que las personas vuelvan a asistir? Quizás el incentivo de su comunidad en línea es que los invitados obtengan beneficios exclusivos que no están disponibles en ningún otro lugar. Por ejemplo, en un evento donde haya oradores, puede brindar a los asistentes la oportunidad de relacionarse e interactuar con ellos a través de la comunidad. O tal vez los invitados que participen en línea puedan tener un acceso especial a recursos, informes y otros materiales. Sean cuales sean los beneficios que ofrezca su evento, eso es lo que debe resaltar y lo que hará que las personas vuelvan.

Aunque existen muchos parámetros para medir el éxito de una reunión, la participación de los asistentes es uno de los principales. Fomentar la participación puede ser una labor de toda una comunidad (aunque a veces sea digital), pero proporcionar un espacio en línea donde los asistentes puedan participar, puede marcar la diferencia.

Les deseo unas buenas planificaciones,
Clever Carly

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