Clever Carly: Cómo optimizar su presupuesto en 2019

Pruebe estos cinco consejos para estirar el dinero en la planificación de su evento

¡Hola, planificadores!

Aún estamos en enero, pero yo ya estoy pensando en cómo puedo aprovechar al máximo los presupuestos con los que voy a trabajar el resto del año. Seguro que esto no sorprende a nadie, pero muchos compañeros de oficio dicen que año tras año tienen que trabajar con presupuestos que no aumentan o que, incluso, disminuyen (y yo no soy ninguna excepción). 

Así que, para estar preparada para cualquier problema financiero, he decidido hacer pequeñas modificaciones en mi rutina de planificación para que la economía sea la prioridad a cada paso del camino. Estas son las cinco estrategias para reducir gastos que quiero probar en 2019:

Buenos oradores por menos dinero

Los famosos pueden ser unos oradores fantásticos, pero sus servicios normalmente tienen un precio desorbitado. Esto significa que tendría que sacrificar otros elementos del evento para poder contratar a un actor divertido con inolvidables comentarios finales. Sin embargo, a los planificadores con presupuestos más bajos puede que esto no les compense, ya que buscar un orador igual de bueno por menos dinero puede que sea la mejor opción. Ahora bien, los oradores importantes generan un aumento en la venta de entradas, así que es importante saber a quién quieren ver los asistentes o qué temas les interesan. Para ello, puede enviar una encuesta a los invitados de eventos pasados para evaluar sus intereses y despertar su entusiasmo por el evento. Visite los sitios web de organizaciones similares para ver qué oradores han contratado antes y, después, échele un vistazo a los foros online sobre los eventos de esas organizaciones para hacerse una idea del éxito que han tenido los oradores. 

Realce su decoración con muebles en contraste

Solo tiene una oportunidad para causar una buena primera impresión. Y en muchos eventos, la primera impresión empieza por la decoración. Sin embargo, colocar una escultura de hielo en cada mesa, puede salirle muy caro (por no mencionar que es totalmente innecesario). Para conseguir un factor sorpresa más asequible, puede invertir en mobiliario de contraste que realce las partes clave del diseño, la temática y el propósito de su evento. Por ejemplo, para decorar las mesas, olvide la cristalería de lujo y, en vez de eso, coloque centros de mesa elegantes

Intente organizar automóviles compartidos

El transporte puede salir caro en los eventos donde hay que transportar a los asistentes de un punto A a un punto B. Por ello, en vez de organizar viajes individuales, puede asociarse con una empresa de automóviles compartidos como Lyft o Uber para reducir gastos. También puede preguntar en las instalaciones donde celebrará su evento si ofrecen algún tipo de servicio de traslado para llevar a los invitados de un lugar a otro. 

Diseñe un menú adecuado para todos

Igual que el transporte, la comida puede ser cara. Lo normal es que quiera servir los ingredientes más modernos, pero recuerde que no todos los asistentes querrán comer una tostada de aguacate o un plato infusionado con aceite de trufa. Trabaje mano a mano con su chef para crear un menú neutro pero delicioso, adecuado para todos los paladares, y asegúrese de eliminar los alérgenos más populares de su lista de ingredientes para no tener que elaborar platos adicionales.

Conozca su uso de Internet

Tener una conexión WiFi segura y confiable es muy sencillo. Antes de reunirse con sus posibles socios tecnológicos, haga una estimación de cómo será el uso de Internet en su evento. Por ejemplo, si en su reunión se pretende reducir la tecnología, el uso de Internet será mucho más bajo que en un evento en el que los asistentes tengan que utilizar una aplicación. Observe cuál fue el uso de Internet en eventos pasados para tener una visión mejor de cuáles son sus necesidades y, después, hable con sus proveedores para conseguir precios más bajos. Es posible que en las instalaciones se ofrezca también un programa de WiFi, como el Marriott’s Wifi Simplified, que le puede brindar una solución de Internet adecuada para su evento.

En la planificación de reuniones, cada céntimo cuenta, y tener un presupuesto bajo no significa que la experiencia completa tenga que verse afectada. Con estos consejos en mente, estoy segura de que podremos conseguir que hasta los presupuestos más ajustados parezcan un poco más holgados. 

Hasta la próxima, 

Les deseo unas buenas planificaciones,
Clever Carly

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