Clever Carly: Planificar en poco tiempo

Cinco consejos para planificar un evento en un tiempo récord sin enloquecer

¡Hola, mis queridos planificadores!

Después de algunas semanas bastante ajetreadas, he estado pensando mucho sobre el tiempo. No me refiero a algo existencial, sino al tiempo que se necesita para organizar y planificar un evento. 

Tradicionalmente, para planificar la mayoría de los eventos, se necesitan entre tres y seis meses, pero como muchos planificadores habrán notado, incluido usted, esa es la situación ideal, no la real. Como norma general, las reuniones se planifican solamente con un mes de antelación,

lo que significa que tendrá cuatro cortas semanas repletas de trabajo y estrés, pero tenemos que hacer que funcione. Si se encuentra en una situación con poco tiempo, pruebe estos trucos para llevar a cabo el trabajo sin perder la cabeza

Escríbalo

Con tantas tareas por hacer en tan poco tiempo, necesita saber de forma inmediata qué debería estar haciendo y cuándo. Empiece el proceso de planificación escribiendo cada tarea que debe realizar desde el primer día hasta el día final del evento. Comprender la idea general le ayudará a priorizar las tareas por hacer, sobre todo a medida que se acerca la reunión. 

Busque los días con menos demanda

Hablando de prioridades, una reunión sin un espacio donde realizarla no es una reunión, por lo que seguramente querrá reservar las instalaciones primero, lo que en muchas ocasiones es la parte más difícil. No se pierde nada por llamar al lugar de sus sueños y preguntar si hay disponibilidad, pero muchas instalaciones se reservan con meses de antelación, sobre todo si requiere un fin de semana. Los milagros en forma de cancelaciones de última hora ocurren, pero no son muy probables.

Para asegurar pronto una ubicación, intente celebrar su evento los días de menor demanda, como los días de semana por la noche o los domingos por la tarde. Una gala el miércoles por la noche quizás no llame tanto como una velada el sábado por la noche, pero los ánimos suelen estar más decaídos a mitad de semana, y su evento puede ser exactamente lo que necesitan los asistentes para aliviar sus penas. 

Delegue, delegue, delegue

Ubicación conseguida, todo lo demás por hacer, ¿cierto? Recuerde que cuenta con un equipo por una razón, y un planificador no debería soportar en soledad la carga de realizar un evento en poco tiempo. Así que, ¡delegue! Después, organice llamadas de control semanales para asegurarse de que todas las personas y tareas están al día. ¿No consigue el proveedor que esperaba? En caso de que se produzcan problemas como este, también puede usar ese tiempo para la resolución de conflictos y lluvias de ideas. 

Enfatice los usos múltiples

Planificar con poco tiempo significa que no tendrá oportunidad para ocuparse de los detalles que no sean esenciales. Claro, un centro de mesa con una escultura de hielo podría ser bonita, pero ¿sería definitiva para que su evento tenga éxito o no? Probablemente, no. 

En su lugar, defina estrategias para que los elementos esenciales para el evento tengan un doble propósito. Con esto me refiero a que, ya sabe que tiene que servir comida y hacer que sea atractiva y divertida, así que, ¿hay alguna forma de conseguir ambas cosas en una? Puede probar técnicas de emplatado poco convencionales que sirvan como comida y decoración, o una experiencia interactiva con un chef que le dará un toque divertido a la hora de la comida.  

En realidad, no digo que tenga que eliminar los detalles o limitar su creatividad, solo es una cuestión de eficiencia. Tener una mentalidad de uso múltiple puede no ser apropiado para todas las reuniones, pero puede ayudarle a crear espacio en una agenda que de lo contrario estaría demasiado ocupada. 

Conozca sus límites

Aunque queramos hacerlo todo, no siempre es posible. Llegar a esta conclusión puede ser frustrante, pero no debería serlo. Después de todo, ¡somos humanos! Lo importante es que comprenda sus límites y cuándo está bien decir que no. Por ejemplo, al trabajar con poco tiempo, puede que no siempre tenga espacio para complacer los constantes cambios del cliente. Recuerde de forma respetuosa a sus clientes el calendario establecido y que, si no se ajustan a él, el éxito de su evento puede verse comprometido.

Planificar reuniones con poco tiempo puede parecer una carrera loca hacia una meta y, en muchas situaciones, ese puede ser el caso. Organícese bien desde el principio y estará mucho mejor equipado para ocuparse de todos los detalles. Y cuando las cosas se ponen estresantes, recuerde: cuando se dé cuenta, ya habrá terminado. 

Planifique bien (¡y velozmente!),
Clever Carly

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