Clever Carly: Demostrar el valor de los eventos

Sabe que los eventos son una sólida estrategia empresarial, pero ¿tiene datos que lo demuestren?

¡Hola, planificadores!

He estado pensando mucho últimamente sobre el papel de las reuniones en la estrategia empresarial general de una organización. Por supuesto, los planificadores vemos su valor en los eventos a los que asistimos todos los días. Y, aunque nuestros clientes no siempre hayan pensado así, una encuesta del sector en 2018 demuestra que los líderes empresariales empiezan a tomar conciencia: el 84 por ciento de los ejecutivos dicen que los eventos son un componente de vital importancia para el éxito de sus organizaciones; un 20 por ciento más que en 2017.

Esto les hace sentirse valorados, ¿verdad? 

Aunque es una buena sensación, no quiero precipitarme. Todos sabemos lo complicado que es tratar de convencer a algunos clientes (¡como al 16 por ciento restante!) de que vale la pena celebrar una reunión. 

Lo mejor es llegar a este tipo de conversaciones bien preparados, con pruebas bajo el brazo. Con esto me refiero a números concretos que demuestren el valor que aportan sus eventos y cómo pueden ayudarle a su cliente a conseguir sus objetivos. 

Así que, volvamos atrás para retomar el tema de la estrategia de reuniones 101, ¿les parece? 

1. Comprender el propósito de su evento.

Es difícil medir el éxito si no está seguro de lo que debe medir exactamente. Entonces, piense en el propósito de su evento e identifique los objetivos subyacentes. En los eventos para Promocionar, por ejemplo, quizás intente vender un nuevo producto o dar a conocer la marca, mientras que las reuniones para Conectar seguramente estén más centradas en generar nuevos contactos entre los asistentes. 

2. Encuentre sus medidas clave.

Una vez haya comprendido el objetivo de su reunión, es hora de averiguar cómo medirlo. Si volvemos al ejemplo anterior, digamos que su evento para Promocionar tiene como objetivo intentar vender productos y dar a conocer la marca. En este caso, deberá medir cuántos productos se han vendido, así como el número de asistentes, seguidores en redes sociales y menciones en prensa que se han producido como consecuencia del evento. 

En eventos, en los que los objetivos no se pueden cuantificar, puede ser que su propósito sea poco concreto. Con la influencia de la tecnología y, con ello, el acceso a una amplia gama de diferentes puntos de datos, me cuesta mucho creer (y seguro que a sus clientes también) que no haya nada que se pueda medir en su evento. Intente acotar el centro de su objetivo.

3. Realice un seguimiento y analice el resultado.

Después de que su reunión haya terminado y todo se haya establecido, ¿cuáles son los resultados? Reflexione sobre ello y saque las cuentas. ¿Ha cumplido su objetivo? No pasa nada si no lo ha hecho, no todos los eventos superan sus objetivos. Lo importante es analizar los datos y buscar las áreas que necesita mejorar antes de la próxima reunión.

4. Finalmente, calcule su rendimiento de la inversión.

Ah, sí. El rendimiento de la inversión. Aunque existen muchas medidas que le pueden contar la historia de su reunión (ver: todo lo de arriba), el rendimiento de la inversión ofrece una cifra directa que lo resume todo. 

Sin embargo, con tantas formas de calcular el rendimiento de la inversión de un evento, es más fácil decirlo que hacerlo, ¿verdad? Una de las formas más sencillas de obtenerlo es la siguiente: valor del evento dividido entre el costo del evento igual al porcentaje de rendimiento de la inversión.

En nuestro ejemplo, el valor del evento incluye los ingresos totales, los productos vendidos, el número de asistentes, los seguidores de redes sociales y las menciones en prensa. El costo son los gastos totales para la celebración del evento, pero también se incluye el tiempo y el trabajo de planificación. 

Recuerde que no hay una fórmula perfecta para demostrar el valor de su evento, lo que tiene sentido en una reunión, puede no tenerlo en otra. La clave está en saber cómo explicar lo que puede aportar su evento a las finanzas de su cliente, y espero que los consejos anteriores le sirvan de ayuda para encontrar de forma más clara ese valor. 

Hasta la próxima,

Les deseo unas buenas planificaciones,
Clever Carly
 

Powered By OneLink