Clever Carly: formas de reducir los costos causados por las personas que no se presentan

Utilice estas tácticas para fomentar la asistencia

¡Hola, mis queridos profesionales de la planificación!

Siempre intento no quejarme, pero lo que más me molesta de la planificación es algo que no podemos controlar: las personas que confirman su asistencia y que después no se presentan en el evento.

No solo afecta a los proveedores externos, sino que también puede salirles muy caro a usted y a su cliente. Además, a nivel personal, después de pasar meses planificando el evento, puede ser muy decepcionante que las personas que se mostraron emocionadas con su evento no asistan para disfrutarlo en todo su esplendor. Pero ya basta de quejas.

Las personas que no se presentan no son necesariamente una muestra de sus capacidades de planificación, pero hay pasos que podemos seguir para que el número de asistentes que marcan el “sí” sea el mismo que el de personas que entran por la puerta. Aquí tiene algunas ideas que puede probar:

Comparta contenido exclusivo

Si envía invitaciones que dicen que transmitirá la reunión en directo o subirá videos de la reunión después, hará que las personas se sientan menos motivadas para asistir al evento e interactuar cara a cara. Esto significa que deberá encontrar la forma de ofrecer contenido valioso, como oradores, invitados al panel o regalos exclusivos, disponibles solo para los que asistan en persona, e informe a los asistentes con antelación de lo que se perderán si no acuden al encuentro. 

Refuerce las redes sociales

En las redes sociales hay montones de redes de personas, así que aproveche para correr la voz sobre su evento. A medida que se acerca el día, aumente el número de publicaciones para que todos tengan su evento en mente, pero no se pase de la raya, ya que podría molestar a los posibles asistentes. Considere la opción de compartir videos, publicaciones de blog, fotos, comentarios sobre el evento, o cualquier cosa que haga que los invitados estén animados y motivados, para aumentar las expectativas y que haya más posibilidades de que las personas asistan.

Si va a celebrar un evento para conectar y hacer contactos, puede crear un grupo de Facebook para que los asistentes puedan conocerse y conversar antes del encuentro. Al conectar y conversar con otras personas tendrán más ganas de asistir al evento y, además, estarán más motivados para conocer y ver a la gente en persona. 

Solicite una actualización de la confirmación de asistencia

Unos días antes del evento, póngase de nuevo en contacto con los invitados que han confirmado su asistencia, recuérdeles el evento y pídales una actualización. Con sus respuestas, podrá tener una idea más aproximada de lo que se encontrará y del número de personas que pueden no asistir. Si una ausencia en un evento específico es especialmente cara, puede crear una lista de espera y ofrecer las plazas no confirmadas a las siguientes personas de la lista. 

Analice los costos de las personas que no se presentan 

Después del evento, siéntese y revise los números. ¿Quién lo hizo, quién no y quién dijo que lo haría? Póngase en contacto con los que no asistieron al encuentro y pregúnteles por qué.
Este tipo de información puede ayudarle a la hora de planificar sus eventos en el futuro. Además, si el evento es una reunión anual de un cliente recurrente, puede utilizar esta información para aumentar el número de asistentes el siguiente año y para predecir mejor si debe trabajar con un margen de confirmación de asistencia menor en el futuro.

No siempre puede evitar que las personas no se presenten en su evento, pero si ajusta sus criterios de planificación, puede hacer que algunos de los “posiblemente asistiré” se conviertan en “sí, asistiré”.

Hasta la próxima,
Clever Carly

 

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