Colaboradores indispensables para los planificadores

Aportes que todo planificador necesita para organizar un evento exitoso

Decir que para planificar un evento se necesita un pueblo entero se queda corto. Para organizar una reunión de éxito se necesita un equipo bien formado y polifacético, experto en cada disciplina. Y aunque todos los colaboradores son igualmente importantes, generalmente el aporte de los socios financieros y tecnológicos puede hacer que un evento tenga éxito o sea un desastre.

Este es el motivo.

Movimientos inteligentes de dinero

La primera pregunta que normalmente se hace antes de tomar cualquier decisión es: "¿Es coherente con el propósito de la reunión?" La segunda es: "¿Podemos pagarlo?" 

Como ningún presupuesto es ilimitado, las restricciones económicas determinan las decisiones que se toman. Además, los planificadores financieros pueden ayudarle a que cada centavo se gaste de una forma inteligente. Al actuar en contra del responsable del presupuesto se corre el riesgo de poner la reunión en una situación financiera peligrosa.

Además de un control general del dinero, un colaborador financiero también puede compartir información del historial presupuestario. Digamos que en una reunión anterior, con un presupuesto y propósito similares, se gastó la mayor parte del dinero en el servicio de banquetes. Si los comentarios de los invitados muestran que les gustó la comida, pero que también les hubiera gustado disfrutar de sesiones más exhaustivas, los planificadores sabrán que deberían invertir una mayor parte del presupuesto en encontrar a los oradores adecuados y en organizar actividades relacionadas con la sesión.  

Hablemos de tecnología

Como uno de los mayores retos que afrontan los planificadores de reuniones es estar al día de los avances tecnológicos, no es de extrañar que las recomendaciones de los socios tecnológicos hayan pasado a ser mucho más importantes. 

Hablar con los socios tecnológicos no solo le pondrá al día con las tendencias actuales, sino que también puede ayudar a modernizar las reuniones y estar a la vanguardia de la tecnología. Otra motivo es que no todos los planificadores son profesionales de la tecnología, lo que significa que asociarse con colaboradores que tienen conocimientos tecnológicos puede ahorrarles mucho tiempo y dinero. Por ejemplo, utilizar varias soluciones tecnológicas en vez de un único software de servicio completo, como la aplicación de servicios para reuniones de Marriott Meeting Services App, puede provocar un gran descontrol en el equipo de planificación. Un socio tecnológico le puede ofrecer soluciones para eliminar el posible caos de aplicaciones. 

Para el planificador que hace de todo

Algunos planificadores no tienen acceso a recursos más allá de sus propias capacidades, y está bien. En situaciones en las que los planificadores no cuentan con un equipo, es importante ser proactivos y hacer las investigaciones necesarias para asegurarse de que sus capacidades pueden satisfacer el propósito de la reunión. 

Con respecto a los presupuestos de los eventos, evite las hojas de cálculo, que pueden propiciar errores humanos, y pruebe un software de presupuestos. En el caso de la tecnología, no se complique demasiado: trabaje con redes sociales y otras plataformas que conozca en vez de establecer un nuevo sistema o plataforma. Así, en caso de que surjan problemas técnicos durante la reunión, sabrá cómo resolverlos inmediatamente, en vez de tener que confiar en los representantes de atención al cliente. 
 

Powered By OneLink