Lo que debe y no debe preguntar en las encuestas de los asistentes

Consiga los comentarios que busca después de la reunión con estos trucos para cuestionarios y evite los pasos en falso

Las encuestas después de un evento son una parte muy importante del ciclo de vida de una reunión. También le ofrecen una valiosa percepción de primera mano de las experiencias de los asistentes, así como información sobre las áreas que debería mejorar en su próximo evento. 

Pero resulta que existe algo que se conoce como “mala pregunta”: un lenguaje inadecuado o una pregunta mal formulada en una encuesta puede distorsionar la información o hacer que los invitados no participen, lo que provocará que los planificadores no obtengan ninguna información o que esta sea inexacta.

Entonces, cuando tenga que redactar preguntas adecuadas para recibir los comentarios de los asistentes, pruebe estos trucos y evite los problemas en las encuestas: 

Haga preguntas cortas.

El tiempo de los asistentes es muy valioso y los períodos de atención son cortos, así que haga que las encuestas sean concisas. Algo que suele funcionar es hacer que su cuestionario tenga 10 preguntas o menos; de lo contrario, corre el riesgo de que los receptores se aburran y dejen la encuesta incompleta. Recuerde que las encuestas no son obligatorias; los asistentes las rellenan como un acto de cortesía, así que no olvide respetar su tiempo. Para asegurarse de que recibe la información más valiosa, haga primero las preguntas más importantes. En otras palabras, si quiere saber si los asistentes estuvieron satisfechos con su orador principal, por ejemplo, esta pregunta debe ser la primera, seguida de las preguntas menos importantes.  

No haga preguntas tendenciosas ni use términos absolutos.

El objetivo de las encuestas después de los eventos es conseguir comentarios honestos, pero las preguntas tendenciosas (como: “¿El orador fue lo más destacado del evento?”),o las frases que usan términos que implican todo o nada, como “siempre” o “nunca”, pueden dificultar la respuesta de los asistentes. En vez de esto… 

Plantee preguntas abiertas.

Las preguntas abiertas ofrecen a los receptores la oportunidad de reflexionar y comentar sus experiencias. Sin embargo, pensar y escribir una respuesta también puede tomar mucho tiempo (algo que ya hemos comentado antes), y los asistentes no siempre lo tienen. En una encuesta de 10 preguntas, no todas las preguntas deben ser abiertas, así que combine de forma equilibrada preguntas para redactar la respuesta con preguntas tipo test. 

No pida muchos detalles personales.

La forma más fácil de disminuir la participación en una encuesta es hacer preguntas invasivas. Puede hacer algunas preguntas básicas para entender mejor a su audiencia (edad y sexo son lo estándar), pero seguramente no necesite el número de teléfono fijo, la dirección, el color preferido o el nombre de la mascota de los asistentes. Si necesita información personal única para su encuesta, haga preguntas extra que sean opcionales. Y no olvide: Según las disposiciones del RGPD de la Unión Europea, los planificadores son los responsables de garantizar que cualquier proveedor que procese los datos en su nombre cumpla con sus responsabilidades legales. Por este motivo, si hace las encuestas a través de un proveedor, asegúrese de revisar sus prácticas en cuanto a seguridad de datos para garantizar que la información que los asistentes compartan con usted esté a salvo. 

Sea transparente e indique para qué quiere usar la información.

Los asistentes pueden ser reacios a dar su opinión si no saben cómo o dónde se va a utilizar esa información, sobre todo en lo que se refiere a datos personales. Antes de empezar la encuesta, incluya un aviso legal explicando lo que piensa hacer con sus respuestas (incluso si solo las va a ver usted), para que se sientan más cómodos al responder sus preguntas.   
 

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