El futuro de las reuniones: Un sentido del espacio claro

Los asistentes desean tener una conexión más profunda con el destino de su reunión. Aquí le contamos cómo los planificadores pueden fomentar esta relación

¿Qué es lo que más le gusta de viajar? Es posible que el compañerismo y tomarse un descanso del estrés diario estén en lo más alto de su lista, pero para muchos, la experiencia es lo más importante. Aproximadamente el 53 por ciento de los consumidores dicen que la parte más interesante de viajar es descubrir lugares o enclaves ocultos en un nuevo destino, según una investigación de Mintel de 2017 sobre las tendencias emergentes en materia de viajes.

Y si la investigación nos sirve de indicio, los asistentes se sienten de forma similar: un estudio de Marriott y la PCMA Foundation (siglas en inglés de Professional Convention Management Association) sobre el futuro de las reuniones detectó que los asistentes quieren eventos donde puedan establecer un sentido del espacio claro. Esto significa que quieren reuniones en las que se aprovechen sus destinos con agendas que rindan homenaje al entorno.

¿Está planificando un evento para asistentes de la generación del milenio? Entonces tiene aún más motivos para darle prioridad a su destino. La generación del milenio valora más las experiencias que los bienes materiales, y el 85 por ciento prefiere aventurarse a salir de su zona de confort y aprender cosas nuevas, según el informe de Mintel de 2018 sobre viajes vivenciales.

Por este motivo, realce el lado aventurero de sus reuniones y céntrese en su destino con las siguientes estrategias:

1. Ríndale homenaje a la ubicación.

Cada lugar tiene su encanto e historia, así que aprovéchelos. Explore la zona y visite sus sitios de interés, coma platos de la gastronomía local y haga lo que hacen los locales. ¿Existe algún buen programa comunitario del que todos hablen? Los asistentes no se lo perderán si lo añade a la agenda como una sesión de reunión informal.

¿No tiene tiempo para explorar fuera de la sala de reuniones? Entonces, asóciese con una empresa local para salir fuera del horario programado.

2. Encuentre el lugar para eventos adecuado.

Los espacios para reuniones genéricos y estériles están pasados de moda, mientras que las ubicaciones únicas y auténticas son la última tendencia. Por este motivo, deberá buscar un lugar que realce la cultura local, tanto en el diseño como en la práctica. Por ejemplo, es posible que algunos lugares se asocien con grupos de la comunidad para llevar a cabo actividades abiertas al público. Trabaje con el gerente del lugar para aprovechar su espacio para reuniones como otra forma de conectar con la ciudad por un corto período de tiempo. 

3. Haga que su reunión sea una zona sin tecnología.

Las redes sociales y los dispositivos móviles pueden sacar a los asistentes del momento presente. Para asegurarse de que los invitados se mantienen enraizados con su destino, puede limitar el tiempo de los asistentes frente a la pantalla. La distancia con su vida diaria les permitirá minimizar el estrés personal y laboral, y abrirse más a las nuevas experiencias.

4. Céntrese en la naturaleza, si puede.

Puede ver muy poco de una nueva ciudad rodeado de cuatro paredes, así que salga al aire libre. En reuniones de negocios, puede valorar la opción de hacer una sesión de reunión informal afuera, como un recorrido en bicicleta por su destino. De esta forma, no solo conseguirá que los asistentes se muevan, sino que reiniciará sus mentes y agudizará la concentración para la siguiente actividad de su agenda.

5. Ayude a la comunidad local.

Otra forma de profundizar en la conexión de los asistentes con la comunidad es acercándolos a sus causas. Échele un vistazo a las oportunidades de voluntariado en la zona para saber cómo los invitados pueden dejar una bonita huella en su destino. 

¿Le interesa saber hacia dónde se dirige la industria de las reuniones? Obtenga más información sobre la investigación de Marriott y PCMA Foundation “The Future of Meetings & Events”, y esté al tanto del futuro de los eventos con Meetings Imagined. 

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