El futuro de las reuniones: inteligencia emocional

Conocer a los asistentes a nivel persona podría ser el secreto para celebrar mejores reuniones

No importa cuál sea el propósito de su reunión, el objetivo de cualquier evento es brindar una experiencia excepcional. Y, según los indicios de investigaciones recientes, para brindar una experiencia increíble en un evento, hay que empezar por la personalización.

Un estudio de Marriott y la PCMA Foundation descubrió que los invitados prefieren el trato individual a los eventos "talla única". En otras palabras, desean disfrutar de experiencias que sean diseñadas especialmente para ellos, en vez de para un determinado grupo o una parte de la audiencia (por ejemplo, para "asistentes de la generación del milenio"). Y no solamente quieren un trato individual, sino que el 74 por ciento de los consumidores también esperan recibirlo, según una encuesta de Selligent Marketing Cloud.

Para los planificadores, esta investigación destaca la importancia de anticiparse a las necesidades de los invitados antes de que lleguen. Aquí tiene tres claves para conseguirlo:

Utilice una aplicación de reuniones para crear los perfiles de los asistentes.

Es probable que recopile información básica sobre los asistentes durante el proceso de registro, pero para indagar más en quiénes son (y qué buscan en su reunión), utilice una aplicación de eventos que incluya perfiles de asistentes más completos. Puede pedirles alguna información detallada, como su puesto de trabajo, pero deles también la oportunidad de incluir su propia biografía. La información que faciliten puede darle una importante percepción que quizás no conseguiría de otro modo. 

Sin embargo, es importante tener en mente que, a menos que los asistentes tengan una motivación para crear su perfil, es posible que ni siquiera faciliten sus datos personales. Por este motivo, debe pensar en algo que pueda ofrecerles al registrarse en su aplicación. ¿Podrán conectar con otros invitados antes de la reunión? ¿Interactuar con los oradores? Sea lo que sea, no olvide incluir esa información en las comunicaciones previas al evento para incentivar los registros. 

Y recuerde: Según las disposiciones del Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea, los planificadores son los responsables de garantizar que cualquier tercero que procese los datos en su nombre cumpla con sus responsabilidades legales. Asegúrese de revisar las prácticas de protección de datos de los proveedores en la aplicación de su evento para garantizar que la información personal de los invitados esté segura.

Confíe en la tecnología.

Una de las mayores fuentes de datos de los asistentes es la tecnología. De hecho, en 2022, los dispositivos de los consumidores sabrán más sobre el estado emocional de una persona que su propia familia, según Annette Zimmermann, vicepresidenta de investigación en Gartner. 

Aunque pueda ser complicado para los planificadores acceder a dicha información antes de un evento, diseñar una experiencia de realidad aumentada, por ejemplo, les brindará a los asistentes la oportunidad de explorar y personalizar su experiencia a su gusto. Además, a usted le ayudará a recopilar información sobre sus preferencias en tiempo real, unos datos que podrá tener en cuenta para futuros eventos.

Capacite adecuadamente al personal.

Parte de la inteligencia emocional es exactamente eso: emocional. Y aunque la tecnología lo intente, no puede imitar la conexión entre humanos. Así que explíquele a su equipo cómo pueden anticiparse a las necesidades de los asistentes. Por ejemplo, puede realizar una capacitación especial sobre lenguaje corporal y otras formas de comunicación no verbal para que su equipo pueda identificar los comportamientos de los invitados que podrían indicar que necesitan ayuda. 

¿Le interesa saber hacia dónde más va la industria de los eventos? Obtenga más información sobre la investigación de Marriott y PCMA Foundation “The Future of Meetings & Events”, y esté al tanto de la información sobre el futuro de los eventos con Meetings Imagined. 
 

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