El futuro de las reuniones: Serendipia organizada

Los asistentes desean vivir experiencias mágicas e inesperadas, lo que significa que los planificadores deberán aprender a planificar lo inesperado

¿Qué hace que una reunión sea inolvidable? Para muchos asistentes, son los momentos inesperados.

Un estudio de Marriott y la PCMA Foundation (siglas en inglés de Professional Convention Management Association) descubrió que promover una serendipia organizada (es decir, planificar encuentros y actividades inesperadas) hace que los eventos sean más memorables. 

Por esta misma razón, Google diseñó su campus para promover “colisiones casuales”, porque cree que los momentos de espontaneidad son de suma importancia para la productividad y la innovación. 

Entonces, ¿cómo pueden los planificadores planear momentos que se supone que deben ser inesperados?

1. Prepárese para el éxito.

Como Google, los planificadores deberán diseñar espacios de reuniones pensando en las experiencias inesperadas. Para ello, deberán crear espacios que permitan a los asistentes explorar e interactuar con otros invitados. En vez de organizar reuniones donde los asistentes estén sentados y limitados a un lugar durante el evento, por ejemplo, planifique una agenda que motive a los invitados a levantarse y moverse. Para ello, puede desarrollar sesiones de aprendizaje más activas u ofrecer un método en el que los invitados puedan elegir su propia aventura en la reunión completa.

Y para fomentar el espíritu de exploración, intente también seleccionar unas instalaciones que sean esencialmente diferentes. Los destinos atípicos, los espacios de reuniones versátiles o las instalaciones que tienen pasillos secretos o elementos sorprendentes en su infraestructura crean un ambiente físico inesperado antes incluso de que los asistentes crucen la puerta.

2. Dé prioridad a que los asistentes puedan conectar.

Con tantos asistentes en la sala, no hay duda de que se producirán interacciones inesperadas; después de todo, no puede planificar un encuentro entre antiguos compañeros de apartamento. Sin embargo, puede cultivar este tipo de encuentros y conversaciones espontáneas centrándose en los momentos para conectar. Organice un desayuno antes de la reunión donde los asistentes puedan emocionarse hablando entre ellos, o una Hora Feliz después del evento para relajarse juntos. También puede crear una agenda de reuniones que se centre en brindar oportunidades para que los invitados caminen por la sala y charlen con sus compañeros.

3. Minimice la tecnología.

La tecnología puede simplificar muchos procesos en las reuniones, pero también puede distraer a los asistentes y hacer que participen menos. Por ejemplo, si su reunión se va a transmitir en vivo por Internet, ¿por qué se iban a molestar los invitados en salir de casa si pueden participar a distancia? Es un tipo de facilidad que perjudica los eventos espontáneos: aunque las personas que se encuentran a distancia no alterarán el número de asistentes, sí afectarán el tipo de participación que se produzca (o no).

La solución: apóyese menos en la tecnología y más en las experiencias personales. ¿Qué tipo de interacciones impredecibles sin tecnología puede proporcionar? Si está celebrando un evento relacionado con la gastronomía, por ejemplo, quizás pueda sorprender a los invitados con una demostración en vivo de un chef famoso, o servir los postres en mesas colgadas del techo. ¿Le parece increíble? ¡Ese es el punto! Sea lo que sea, el objetivo es promover actividades personales inolvidables en vez de relaciones a través de una pantalla. 

¿Le interesa saber hacia dónde más va la industria de los eventos? Obtenga más información sobre la investigación de Marriott y PCMA Foundation “The Future of Meetings & Events”, y esté al tanto de la información sobre el futuro de los eventos con Meetings Imagined. 

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