Cómo aprovechar al máximo una mesa redonda

Le contamos cómo planificar una mesa redonda en la que todos puedan salir beneficiados

Una mesa redonda no es solamente una presentación en PowerPoint realizada en traje y corbata. Se trata de una plataforma de la que, en ocasiones, puede depender el éxito o el fracaso de su evento, por lo que debe planificarla muy bien.
 
Siga leyendo para saber cómo planificar una mesa redonda en la que todos puedan aprender y salir beneficiados.

Decidir el formato de una mesa redonda

El formato de la mesa redonda y la disposición de asientos puede variar según el propósito de su reunión y las necesidades específicas del evento. Por ejemplo, si tiene un grupo grande de asistentes (más de 10 personas), quizás sea mejor que los divida en grupos de mesas redondas para darles a todos la oportunidad de participar.

Recuerde que, cuanto más grande sea el grupo, mayor será el tiempo que tengan que esperar todos para tener la oportunidad de participar. Forme grupos de entre cinco y 10 participantes para que todo transcurra de forma fluida y sin retrasos.

Otra alternativa es invitar a los expertos en el tema más importantes a participar en una mesa redonda que se realiza ante la audiencia, algo similar a un debate de panel. Incluso puede dar paso a preguntas para permitir que la audiencia tenga más oportunidades de participar; de esta forma, los asistentes tendrán la sensación de estar en una mesa redonda, pero mantendrán la atención en los expertos.

Diseñar un plan de mesa redonda

Una vez haya elegido el formato de su mesa redonda, escriba los objetivos principales de su conferencia. Su mesa redonda deberá ayudarle a conseguir sus objetivos. Por ejemplo, si su conferencia tiene como objetivo formar a los asistentes sobre los cambios en el sector, asegúrese de que en la mesa redonda se traten temas y se realicen preguntas que fomenten un debate relevante.

Los temas que decida tratar en el debate deberán estar incluidos en su programa. Este documento será la "base" de su mesa redonda y deberá proporcionárselo a todos los participantes antes de que empiece el debate. Debería contener información como:

  • El propósito del tema del debate
  • Preguntas y temas de debate clave
  • Un cronograma con las diferentes partes del debate, como introducciones, cambios de tema y reflexiones finales
  • Los participantes (de las mesas redondas frente a una audiencia)
  • Las reglas, como directrices sobre temas que no se deben mencionar o avisos para no olvidar tratar a los demás participantes con cordialidad

Si está organizando una única mesa redonda en la que los asistentes serán la audiencia, haga una lista de los puntos clave de la discusión para que los participantes los preparen y envíelos junto con las invitaciones a personas que tengan conocimiento sobre los temas a tratar. No tema invitar a personas que tengan opiniones muy divergentes, ya que esto puede hacer que los debates sean más intensos.

Elegir un moderador fuerte para cada grupo de debate es de suma importancia para el éxito de la planificación de la mesa redonda. Esa persona tiene que conocer bien el formato, los temas y la "base" de la que hablamos anteriormente. Es posible que el moderador también necesite intervenir de vez en cuando para asegurarse de que la conversación no se desvíe del tema.

Haga rodar a su mesa redonda

¿Qué es lo que hace cuando el debate está a punto de empezar? Primero, es posible que algunos participantes estén nerviosos, así que deberá intentar facilitarles un poco el debate. Indíqueles a sus moderadores que realicen una sesión para romper el hielo, que choquen las manos, que se saluden y que se presenten ante sus compañeros. 

Para empezar el debate en sí, el moderador puede proponer algunas preguntas iniciales que ayuden a los participantes a arrancar. No olvide fijarse en quién está participando activamente y quién no; después, hágales preguntas a los que participaron menos para que participen más. 

En ocasiones, el tema puede llevar a una acalorada conversación o puede estar dominado solamente por unos pocos participantes. En esos momentos, el moderador deberá tomar el control y cambiar las cosas según las necesidades del programa.

Finalmente, el moderador deberá preguntar a los participantes cuáles son sus conclusiones del debate. Agradézcales a todos por su asistencia y dígales que los espera la próxima vez.

Que todo salga redondo

Las mesas redondas pueden ser una fantástica forma de darle una saludable dosis de debate a su evento. No olvide hacer una lluvia de ideas para sacar el máximo provecho de ellas según las necesidades especiales de su evento. Y si necesita ayuda para planificar un evento en el que se realicen mesas redondas, no dude en ponerse en contacto con los coordinadores profesionales de Marriott
 

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