Ayude al medioambiente dejando de usar papel

Le mostramos cómo celebrar un evento sin papel

La conciencia medioambiental no es solo una moda de la industria de la planificación de reuniones, de hecho, es la forma de moldear el futuro. Aunque cambiar nuestro estilo de vida para que sea más sostenible puede parecer complicado, es fácil empezar con pequeñas cosas, como dejar de usar papel.  

Según el evento, al principio puede parecerle imposible reducir costes en productos de papel. Sin embargo, además de ser ecológico, las reuniones sin papel tienen muchos otros beneficios, como más medidas de seguridad para el tratamiento de datos personales y una mayor asistencia a distancia.

Puede empezar por aquí:

1. Determine para qué se usa papel en su reunión.

El primer paso para dejar de usar papel es sentarse y averiguar para qué exactamente se utiliza papel. Todos sabemos que las invitaciones, las entradas, los recuerdos del evento, los folletos y los materiales promocionales generan residuos de papel, pero hay cosas menos obvias, como las cajas de cartón, las servilletas, las etiquetas para los nombres e incluso las facturas, que también generan restos de papel. Haga un inventario de los productos de papel que utiliza para que pueda crear una estrategia para sustituirlos.

2. Pásese a lo digital.

La forma más fácil de escapar del papel es celebrar una reunión lo más digital posible. En lugar de usar papel, puede realizar transacciones digitales para:

  • Enviar invitaciones e información sobre el evento.
  • Realizar registros online.
  • Ofrecer entradas digitales para las sesiones de reuniones.
  • Tarjetas profesionales y recursos para conectar y hacer contactos online.

3. Recopile su reunión en una aplicación.

Una cosa es hacer que una reunión sea digital y otra es confiar en varias plataformas y programas para que se encarguen de todo. En lugar de hacer malabares con diferentes herramientas tecnológicas, puede recopilar todos los elementos de su reunión en una sola aplicación.

Los planificadores pueden optar por la aplicación de Marriott’s Meeting Services (ofrecida solo en hoteles participantes), que ofrece todas sus herramientas organizativas y de planificación logística en un solo lugar. La aplicación es una plataforma que digitaliza todas las tareas relacionadas con la planificación, incluida la facturación, para que pueda gestionar su reunión con la punta de sus dedos y sin tener que usar papel.

4. Informe a los asistentes que la reunión respetará el medioambiente.

Otra forma de eliminar los residuos de papel es explicar a los asistentes antes del evento (a través de medios digitales, ¡por supuesto!) su intención de no usar papel e invitarles a colaborar con esta iniciativa utilizando otras alternativas durante la reunión. Por ejemplo, en las reuniones donde se realizan sesiones informativas, habría que cambiar los tradicionales papel y bolígrafo por una computadora portátil para tomar notas de forma digital, o hacer presentaciones y subir los recursos a Internet después del evento para que los asistentes puedan descargarlos. 

Para ayudar a los asistentes a cumplir su compromiso de no utilizar papel, también puede colocar estaciones técnicas en todo el espacio para eventos para que las personas puedan interactuar online a tiempo real, pero no olvide instalar previamente en los dispositivos las aplicaciones necesarias, así como programas de votaciones o plataformas para conectar y hacer contactos, para que los invitados puedan acceder a ellas fácilmente.

5. Hable con sus proveedores.

No todos los proveedores trabajan llevando a cabo prácticas sostenibles, así que hable con sus socios sobre su iniciativa de celebrar una reunión sin papel y explíqueles cómo pueden participar. Por ejemplo, los proveedores de comida pueden sustituir fácilmente las servilletas y platos de papel por vajillas tradicionales y servilletas de tela. Además, puede crear una estrategia de publicidad móvil o digital dentro de la aplicación de su reunión para los patrocinadores quieran distribuir materiales promocionales y, así, satisfacer sus necesidades sin tener que usar papel.

6. Busque opciones alternativas y que respeten el medioambiente.

Si no puede prescindir totalmente del papel en su evento, piense en cómo puede minimizar su uso y afectar lo menos posible el medioambiente. Utilice papel reciclado en los casos en los que no lo pueda evitar y coloque papeleras de reciclaje en el espacio para eventos para animar a los invitados a que hagan su parte una vez hayan terminado de usar los materiales de la reunión.

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