Cómo y por qué planificar un evento familiar

Viene uno, vienen todos. Utilice estos 5 consejos para planificar un evento familiar impecable

Crear un evento familiar es una estrategia de negocios inteligente que beneficia a todos. Los padres pueden viajar sin las distracciones ni las preocupaciones de buscar quién cuide a los niños o se ocupe de los asuntos del hogar cuando no estén, y los planificadores aumentarán el número de asistentes, ya que es más probable que las personas con familia asistan si sus hijos y su pareja pueden acompañarlos. 

Otra ventaja es que este tipo de eventos también son una excelente forma de promocionar los valores de la empresa, como el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, la inclusión y la comunidad. Además, reunir a las familias para un evento puede ser sencillamente divertido. 

Ahora bien, los eventos para todas las edades requieren una atención especial. Aquí tiene siete consejos para que su evento sea familiar y productivo:

Elija las instalaciones adecuadas. Las instalaciones deben ser apropiadas para personas de diferentes edades e intereses. Busque un lugar donde normalmente se hospeden familias y estén acostumbrados a satisfacer sus necesidades. Además, intente que tenga comodidades como spa, gimnasio, piscina o salón de juegos para que las familias puedan relajarse y disfrutar durante su tiempo de inactividad.  

Ofrezca cuidado infantil durante las reuniones. Coordine un servicio para cuidar de los niños en las instalaciones para liberar a los padres de la presión de buscar niñeras de confianza. Organice el cuidado de los niños (mediodía o día completo) en una zona designada para niños que cuente con películas, juegos y otras actividades para mantener a los más pequeños entretenidos. 

Sirva un menú variado. Algunos niños son un poco quisquillosos para comer, pero los adultos seguramente quieran degustar algo más complejo (y nutritivo) que los típicos macarrones con queso. Por este motivo, ofrezca una amplia variedad de platos servidos de forma familiar para asegurarse de que tanto los niños como los adultos queden satisfechos.

Promueva los recreos. En muchas reuniones hay un ambiente serio y profesional, pero un evento con niños es otra cosa. Organice experiencias diseñadas especialmente para los niños, como por ejemplo búsquedas de objetos, para que puedan correr y jugar en la zona. Asegúrese también de decirles a los asistentes que no hay problema si sus hijos hacen ruido; es parte del juego. 

Reserve tiempo para las familias. ¿Qué sentido tiene una reunión apta para familias si no incluye tiempo familiar en la agenda? Organice las reuniones de forma que acaben un poco antes y las familias puedan disfrutar de un poco de tiempo libre, o considere la opción de crear un programa flexible para que los asistentes puedan compaginar su trabajo con el tiempo de sus familias. Las familias con bebés en período de lactancia, por ejemplo, seguramente apreciarán mucho esta opción. Después, ayude a los asistentes y a sus familias a relajarse con actividades temáticas en la noche. Organice una excursión al campo para crear recuerdos inolvidables en familia que los invitados sabrán apreciar una vez finalizada la reunión.

Ofrezca detalles aptos para niños. Haga que los invitados más jóvenes se sientan bienvenidos a los eventos para adultos con algunos detalles especiales, como el servicio de descubierta de cama especial por la noche, bolsas de regalos o un club infantil. Y no se olvide de los adolescentes y preadolescentes que asisten al evento. Bríndeles una experiencia para adultos, como una fiesta de cócteles con bebidas sin alcohol y entretenimiento.

Promocione los lugares de interés cercanos. Los eventos pueden ser como unas vacaciones para algunas familias, así que invítelas a explorar y descubrir toda la zona. Póngase en contacto con la oficina de turismo para solicitar descuentos para las atracciones turísticas y actividades de la zona. Además, considere la opción de prolongar la tarifa especial de la habitación unos días antes o después de la conferencia (o ambos) para que las familias puedan visitar los alrededores cuando lo deseen. 

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