Cómo celebrar un evento seguro con éxito

Guía para crear una experiencia segura y estelar para sus invitados

Como planificador de eventos, usted es un mago de la multitarea. Hace malabarismos con las múltiples exigencias, elimina todos los obstáculos y pasa por el aro para crear una experiencia buena y memorable para los asistentes, todo en un plazo de tiempo casi imposible. Sin embargo, a esas exigencias, se le suma la necesidad de que los aspectos básicos del evento se tengan en cuenta, concretamente la seguridad del evento.Para que esto último sea un poco más fácil, hemos recopilado una completa guía de seguridad para asegurar que su evento transcurra sin problemas.

1. Conozca los riesgos

El primer paso para la planificación de eventos es seleccionar el lugar correcto. Pero ¿qué hace que un lugar sea el correcto?

Celebrar su evento en una ciudad segura puede ser la respuesta correcta. Según el informe de la Economist Intelligence Unit sobre seguridad ciudadana, algunos de los lugares más seguros para celebrar eventos están en Asia. Entre las ciudades que están consiguiendo calificaciones altas se incluyen Tokio, Singapur, Osaka, Hong Kong y Taipéi. Las ciudades fueron seleccionadas en función de su seguridad digital, sanitaria, personal y de infraestructura.

Cuando haya decidido cuál será la ubicación, tendrá que llevar a cabo una evaluación de riesgos antes de empezar a trabajar. La inspección reúne a las partes interesadas (el equipo del proveedor del lugar, representantes de su compañía y su equipo) para establecer sus requisitos, los riesgos que entraña y cómo mitigarlos. Vea qué puede esperar de una evaluación de riesgo descargando la lista de verificación de inspección in situ de Marriott.

Asimismo, el proveedor del lugar elegido puede necesitar que un ingeniero profesional certifique que la distribución y las instalaciones del evento son seguras.

2. Asegure sus conexiones

“¿Cuál es la contraseña del WiFi?”

Como planificador de eventos, esta es probablemente una de las preguntas más comunes que le harán. Un entorno cada vez más complejo y de trabajo permanente exige que estemos conectados constantemente. 

Sin embargo, cuando usted se conecta al WiFi público, podría hacer que sus sistemas sufran el riesgo de ser pirateados. Y con las estrategias de pirateo cada vez más sofisticadas, necesitará ir un paso por delante para proteger los valiosos datos de sus invitados.

Compruebe que el lugar de su evento tenga seguridad de red adecuada, incluida protección WiFi que mantenga los datos seguros y reduzca la oportunidad de que alguien ponga en peligro los sistemas.

Para eventos de alto nivel, como los que incluyen invitados extranjeros, le convendría decantarse por una red especializada.

3. Mejore la seguridad alimentaria

La comida puede garantizar fácilmente el éxito o el fracaso de un evento. Aunque se devane los sesos para servir la mejor comida a sus invitados, también deber asegurarse de que la comida está preparada correctamente para que sus asistentes puedan disfrutar del festín con toda tranquilidad.

Haga las tareas sobre la comida con antelación, comprobando si sus invitados tienen alergias o preferencias alimentarias especiales.

Durante el evento, su servicio de catering debería etiquetar claramente en el área de bufé los ingredientes que puedan causar alergias.

4. Prepárese para las peores situaciones 

Todo está casi listo para su evento. Pero hay una cosa más a tener en cuenta: las emergencias médicas, de los miembros de su personal y de los asistentes.

Para cubrir todo el terreno, identifique qué formaciones y certificados básicos podría necesitar su equipo para atender cualquier emergencia médica que pueda tener lugar. Según el tipo de evento y del proveedor del lugar, estos podrían variar. 

También verifique qué señalización de seguridad (piense en carteles de salida) es más adecuada para el lugar de su reunión, y compruebe qué personal de emergencias (p. ej., hospitales, policía, estaciones de bomberos) está cerca. 

5. Planee cualquier imprevisto

Como dice el dicho: “fallar en planear es planear para fallar”. Los planificadores de eventos necesitan una serie de herramientas bajo la manga para solucionar cualquier problema que pueda aparecer durante un evento.

Ya sea una alergia alimenticia extraña de un asistente, un lugar único que requiera una estrategia de salida de emergencia más personalizada o simplemente seleccionar las ciudades más seguras donde sea posible celebrar su evento, no se olvide de planear con antelación. 

Marriott hace las cosas realidad

Tener un proveedor del lugar con un historial de servicio estupendo ya es la mitad del trabajo. En Marriott International, nuestro equipo incluye cientos de planificadores de reuniones certificados, más de 3.000 chefs ejecutivos y expertos culinarios y bármanes. Traen con ellos una amplia experiencia para ayudarle a celebrar su evento sin contratiempos.

Y es más, Marriott destaca con un conjunto de herramientas tecnológicas que le facilitan el trabajo. Por ejemplo, la aplicación de servicios para reuniones de Marriott le permite comunicarse con el personal en tiempo real, para hacer pedidos en cualquier sitio y a cualquier hora, haciendo que de este modo la planificación del evento no tenga complicaciones.

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