Cómo aprovechar los espacios al aire libre

Cuatro pasos para celebrar el evento al aire libre perfecto

Es el primer día oficial de primavera, lo que nos recuerda que no importa en qué lugar del mundo se celebre su evento, siempre deberá intentar aprovechar la vista de la zona y los espacios al aire libre.

Celebrar sus encuentros al aire libre no solo dará un soplo de aire fresco a los asistentes (literalmente) y un cambio de escenario muy necesario, sino que también les proporcionará importantes beneficios para la salud. Se ha demostrado que estar al aire libre mejora la memoria a corto plazo, restaura la energía mental, reduce el estrés, incrementa la concentración e impulsa la creatividad y el pensamiento cognitivo, todo lo cual repercute de manera positiva en el éxito de una reunión.

Por supuesto, cada espacio al aire libre es diferente y la forma en como su reunión interactúa con el entorno será diferente según el propósito que tenga. Ya que cada vez se celebran más eventos al aire libre esta primavera, aquí tiene algunas ideas sobre cómo los planificadores pueden relacionarse mejor con el paisaje que les rodea:  

Aproveche el paisaje

Los eventos se centran en brindar a los invitados una experiencia única y no hay mejor forma de hacerlo que ofreciéndoles una vista pintoresca que los dejen con la boca abierta. Ya sean montañas o el perfil de una ciudad, asegúrese de que el montaje de su reunión permite que los asistentes disfruten de la vista. Para ello, evite las mesas en las que los invitados se tengan que sentar de espaldas al paisaje. En lugar de usar objetos artísticos y otros elementos decorativos que serían adecuados en un espacio interior, deje que el paisaje sea la estrella del espectáculo colocando un mirador digno de publicarse en Instagram.

Haga uso del espacio

A diferencia de las reuniones en el interior limitadas por cuatro paredes, los espacios de eventos al aire libre ofrecen una flexibilidad que le permite extender sus parámetros, lo que significa que el número de asistentes puede ser mayor y las actividades menos limitadas. El truco está en crear una agenda que aproveche la amplitud del espacio y lo combine con una lista de invitados adecuada. La forma en como los planificadores lo manejen, dependerá de los objetivos de la reunión, pero aquí tiene algunas ideas inspiradoras a tener en cuenta:

  • Hora de cócteles al aire libre.
  • Recepción con minigolf para conectar.
  • Camión de comida como restaurante.
  • Concierto en el jardín.
  • Zona de juegos junto a la piscina.
  • Búsqueda de objetos para formación de equipo.

Controle la iluminación

Realizar eventos al aire libre tiene sus ventajas, pero también le hace depender del sol. En reuniones con horarios que se pueden extender hasta que oscurezca, coloque iluminación adicional por la zona para encenderla cuando llegue la noche. Las guirnaldas de luces, los faroles y las lucecitas en los caminos ofrecen una forma bonita de iluminar el cielo de una noche oscura. 

Prepárese para el clima

Incluso en los días más soleados, la Madre Naturaleza puede cambiar de opinión y traer lluvias u otras condiciones extremas. Por este motivo, en un evento al aire libre siempre necesitará un plan B. Hable con el encargado de las instalaciones y pregúntele si tiene un espacio para reuniones en el interior en caso de emergencia y tenga un plan de comunicación listo para enviar a los asistentes si se producen cambios. Si su evento se tiene que celebrar llueva, truene o relampaguee, brinde a los asistentes ropa de lluvia y otros artículos esenciales para que se cobijen y estén calentitos. Los cielos despejados y el calor intenso también pueden suponer una amenaza para la salud, así que no olvide brindar espacios con mucha sombra donde los invitados puedan escapar del sol.

 
 

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