Cómo organizar una buena fiesta en la playa

Salga de la sala de reuniones y váyase a la playa en su próximo evento para Celebrar

Con el verano pisándonos los talones, ahora es el momento perfecto para empezar a planificar una reunión en la playa o un evento junto a la costa. Este tipo de eventos les ofrece a los asistentes la oportunidad de construir relaciones con la comodidad que brinda una escapada informal, dejando atrás los trajes y las salas de conferencias para disfrutar de un día lleno de comida sabrosa, sol y diversión. 

Planificar su evento: por dónde empezar 

Una fiesta en la playa perfecta comienza por la playa perfecta. Busque playas en su zona que sean lo suficientemente grandes para su fiesta y tengan aguas cristalinas para nadar. Compruebe si en las playas está permitido celebrar fiestas tarde (o temprano), consumir alcohol y hacer fogatas. En algunas playas podría ser necesario hacer una reserva o pedir un permiso con semanas o incluso meses de antelación.

Cuando envíe una solicitud de uso de un espacio de playa, indique siempre el tamaño de su lista de invitados, las provisiones o recursos que necesita, cuándo comienza y termina su evento, en qué parte de la playa desea llevarlo a cabo, si va a servir alcohol y el formato de fiesta que tiene planeado. Si piensa movilizar materiales para el diseño del espacio, como un escenario o mesas y sillas, indique cuándo y cómo va a transportar esos elementos hacia y desde la playa.

Prepare un plan B en caso de inclemencias meteorológicas. El mal tiempo o las condiciones climáticas extremas pueden arruinar la experiencia, así que debe contar con un espacio alternativo adecuado para que no se termine la fiesta. Celebre su evento en un hotel junto a la playa que cuenta con el equipo necesario para realizar actividades en la playa, como el Renaissance Hotel’s Bali Uluwatu Resort & Spa o el Phuket Marriott Resort & Spa, Merlin Beach. Ambos cuentan con salas de conferencias o salones que podrá utilizar en el caso de mal tiempo. Los Marriott Hotels, hogar de preciosas playas en paraísos exóticos como Fiyi y Langkawi, le brindan lujo junto a la costa para que su evento fluya tranquilamente.

Encontrar las actividades perfectas para su fiesta

Las actividades en la playa, como búsqueda de objetos, juegos, deportes o fiestas de baile, son ideales para entretener a los invitados y hacer que se relacionen entre ellos. Además, los concursos como el karaoke o las competencias de construcción de castillos de arena pueden hacer que se genere compañerismo. Si su fiesta tiene una temática específica, haga una lluvia de ideas sobre actividades que mantengan el mismo enfoque. Por ejemplo, ¿sería una buena idea proyectar una película clásica de verano (como Dirty Dancing) sobre una pantalla? 

Promocionar su evento

Si su evento en la playa es una fiesta con lista cerrada, añada un toque personal enviando invitaciones temáticas a sus invitados, como un cubito de arena o una pelota de playa. (Échele un vistazo a estas divertidas ideas para invitaciones de una de nuestras publicaciones pasadas). Envíe las invitaciones con suficiente antelación para darles tiempo a los invitados para responder y prepararse adecuadamente. No olvide incluir la información relevante para los invitados: la ubicación del evento, el código de vestimenta, la disponibilidad de estacionamiento, las directrices de participación y los planes en caso de inclemencias meteorológicas.

Cuando planifique un evento público en la playa, establezca un número máximo de asistentes o remítase a las normas de la playa. Puede utilizar un servicio de automatización de entradas digitales para vender las entradas, controlar el registro del evento y transmitir la información relevante a sus invitados. 

Asegurarse de que todo transcurre sin problemas

¡Es el gran día! Asegúrese de llegar a la playa con una copia de su permiso, licencia y cualquier otra información relevante. Si le preocupa el clima, tenga los ojos bien abiertos y determine cuándo (y a dónde) mover a los invitados en caso de que necesite reubicarlos. Marque claramente todos los sitios de estacionamiento disponibles para los invitados que lleguen al evento en su propio automóvil. Indique también el camino que deben seguir si el estacionamiento está lejos del lugar del evento. 

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