PREGUNTAS Y RESPUESTAS CON COLIN COWIE, UNA LEYENDA EN PLANIFICACIÓN DE EVENTOS

Para que una reunión sea memorable, personalícela. A continuación, le mostramos cómo hacerlo:

Colin Cowie es conocido como el planificador de fiestas de las celebridades. Además, se encarga de convertir cada reunión y evento en una experiencia única como socio de los hoteles de lujo JW Marriott. Colin, que aparece habitualmente en el programa TODAY y en Home Shopping Network, agrega su toque mágico a todo lo que hace desde comidas íntimas hasta bodas de celebridades y fiestas empresariales. Colin comparte algunos de sus secretos con Meetings Imagined

P: ¿Cuál es su secreto cuando elige un espacio público y lo convierte en una experiencia increíble para un evento o una reunión?

Tengo un enfoque muy simple: atraer los cinco sentidos. Es como decía Maya Angelou: "He aprendido que las personas se olvidarán lo que les diga, se olvidarán lo que hizo, pero nunca se olvidarán cómo los hizo sentir".

Haga algo de lo que yo llamo "un momento para dejarlos boquiabiertos".

P: ¿Cómo hace para que los asistentes se sientan como reyes?

Puede hacer que las personas se sientan especiales a través de la personalización de elementos; asegúrese de que alguien los reciba al llegar, ofrézcale a cada uno algo para beber, algo para comer y algo para escuchar.

Tenga preparado bolsos de lona con sus nombres bordados cuando lleguen, de modo que se den cuenta que planeó su llegada con anticipación, o un cuaderno con su nombre en la primera página.

Actualmente, puede imprimir o crear cualquier cosa con poco tiempo de anticipación. No hay razón para que no realice algún tipo de personalización. El tiempo es algo que a todos nos falta, así que si decide hacer algo personal haga algo que verdaderamente conmueva a las personas.

P: ¿Cuáles son algunas de las ideas que generalmente no se les ocurren a los planificadores de reuniones, cosas únicas que realmente pueden impactar en un evento?

Hace poco estuve en una conferencia en representación de algunos de los proveedores más lujosos del mundo. Para la cena de bienvenida habían optado por manteles blancos, no había música ni velas, y parecía que el menú había sido impreso en una fotocopiadora. Me quedé atónito. No me sentí valorado. Quiero sentirme como si estuviese en su casa, no en un hotel.

Hay muchas cosas que puede hacer para crear un ambiente cálido. Si la empresa tiene colores que la identifican, puede optar por poner tapetes en las mesas, fundas en las sillas y M&M con los colores de la empresa.

Si la conferencia dura tres días, asegúrese de colocar una golosina distinta todos los días. O bien, intercale entre mesas redondas y cuadradas, un día afuera y otro día adentro. Muchos de los eventos empresariales que observamos hoy en día son demasiado generales. No se diferencia uno del otro.

P: ¿Cómo hace para que las comidas y bebidas alegren un evento?

Quizá usted tenga 15 opciones en platos pequeños en lugar del bufé con todas las variedades que pueda imaginar. Puede instalar una estación de embutidos con carnes deshidratadas y deliciosos vinos y quesos, luego instalar otras estaciones con diferentes tipos de comidas con bebidas complementarias. Cada una ofrece únicamente tres o cuatro opciones, pero es mucho más interesante.

P: ¿Cuáles son algunos de los trucos que utiliza para que los invitados participen, ya sea en una reunión de negocios íntima de 12 personas o una recepción empresarial para cientos de personas?

El objetivo principal de las reuniones es asegurarse de que las personas se comuniquen. Me desespera cuando los invitados se sientan en mesas gigantes donde no pueden comunicarse entre ellos. Una mesa redonda nunca debe superar las 60 o 66 pulgadas, para que sea algo íntimo. Y si las mesas tienen un espacio de más de una yarda entre una y otra, se dispersará la energía de la sala.

Además, es importante que haga algo de lo que yo llamo "un para dejarlos boquiabiertos". Pero algo impresionante no necesariamente tiene que ser algo costoso, tiene que ver con la atención a los detalles.

Se trata de una organización impecable.

Para una cena de negocios íntima, en lugar de botellas de vino comunes, coloque botellas mágnum (de un litro y medio), incluso una botella estilo imperial (de seis litros), eso llamará la atención de las personas.

Usted puede ofrecer sándwiches y asegurarse de que luzcan increíbles a través de la presentación. Cuando se encarga de los pequeños detalles, las personas comienzan a hablar entre ellas y a destacar su originalidad.

Un evento increíble estimula la participación de las personas.

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