Una reunión sin hashtag es un #fracaso

No haga que los asistentes escondan sus dispositivos. Haga que la participación en las redes sociales tenga un papel protagónico en su evento

Incorporar las redes sociales o quedarse afuera del mercado se convirtió en un mantra de la planificación de reuniones. La tecnología y los medios de comunicación sociales forman parte de la vida diaria en el mundo de los negocios de la actualidad, y su próximo evento tendrá las mismas características.

Los planificadores necesitan estar donde se encuentra la audiencia y, según investigaciones, eso significa conectarse cada vez más con las redes sociales. Un estudio reciente del Centro de Investigaciones Pew descubrió que el 73 por ciento de los adultos que usan Internet utilizan los sitios de redes sociales de networking para conectar: el 71 por ciento utiliza Facebook; el 22 por ciento utiliza LinkedIn; el 18 por ciento utiliza Twitter; y el 17 por ciento utiliza Instagram.

La integración de los medios de comunicación sociales en su próxima reunión es una manera comprobada para formar parte de una conversación y dar a conocer su próximo evento o causa, y generar entusiasmo entre los invitados. Además, convertir los medios de comunicación sociales en el punto de referencia de su estrategia de alcance previa a la reunión asegura que las personas contarán los días hasta el lanzamiento.

Comience por crear una página de eventos en las redes sociales, ya sea en Facebook o LinkedIn. Lógicamente, puede enviar las invitaciones por correo postal o correo electrónico, pero la creación de una página de eventos le permite generar buzz durante las semanas próximas al evento. Además, los invitados pueden ver quiénes son las personas que asistirán y empezar a entablar conversaciones entre ellos.

  • CONSEJO 1: arme una página de eventos privada para transmitir una sensación especial de valor interno, a menos que esté tratando de atraer la mayor cantidad de asistentes posible y la concurrencia masiva sea su mantra.

Cree un evento en Foursquare. Cuando sus invitados lleguen, indíqueles que se registren en Foursquare. Incentive a los invitados a que se registren e infórmeles que al finalizar la noche, se elegirá un usuario de Foursquare al azar que ganará un premio.

  • CONSEJO 2: cree premios y organice juegos relacionados con el uso de los medios de comunicación sociales para estimular la conexión entre los invitados antes, durante y después del evento.

Y, ¿qué es una fiesta sin un hashtag oficial? Utilice una frase llamativa y fácil de recordar, pero que represente al evento. Incluya el hashtag en las invitaciones y en las páginas de los eventos sociales. Durante el evento, muestre el hashtag de manera llamativa.

  • CONSEJO 3: aliente a las personas a que usen Facebook, Twitter e Instagram para publicar comentarios y fotos a través del hashtag del evento.

Mostrar el contenido de los medios de comunicación sociales es la mejor manera de recordarles a las personas que participen en conversaciones de las redes sociales (ya sea en línea o fuera de línea) durante el evento. Cree muros de Twitter, así las personas pueden ver sus conversaciones en directo.

  • CONSEJO 4: incorpore la tecnología de visualización y transforme los comentarios compartidos en las redes sociales en una parte fundamental del entretenimiento del evento.

Como bien sabemos, los medios de comunicación sociales nunca se detienen. Así que, una vez que se realizaron las presentaciones de PowerPoint, se doblaron y se guardaron los gráficos y los asistentes volvieron a sus escritorios, el verdadero trabajo comienza. Utilice todo ese magnífico contenido de las redes sociales creado por invitados entusiastas para escribir una publicación resumida en un blog, crear un álbum en Facebook, u organícelo a través de herramientas como Storify y RebelMouse y luego publíquelo por Internet.

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