Los asesinos de la productividad que necesita eliminar de sus reuniones

Le explicamos cómo acabar con ellos lo antes posible

Ceñirse al horario de los eventos no es solamente una buena práctica, sino que es un factor crucial para el tiempo (y el dinero) de su cliente. Cualquiera que haya asistido u organizado una reunión sabe que pueden existir diversos asesinos de la productividad que le hagan perder una cantidad de tiempo (y dinero) considerable, ya sean bolsillos vibrando, contratiempos tecnológicos o interrupciones continuas. 

Aunque, en ocasiones, es inevitable perder algo de tiempo (tiene que estar preparado para esto, como le indicamos a continuación), existen formas de planificar su reunión para perder el menor tiempo posible. En este artículo hablaremos sobre cuatro de las mayores distracciones y le explicaremos cómo cortarlas por lo sano antes de que acaben con su tiempo. 

Tenga un programa objetivo y claro 

Para celebrar un evento, tiene que tener un propósito. Pero el simple hecho de tener un propósito (y una ruta un tanto ambigua para conseguirlo), no es suficiente si no quiere hacerles perder el tiempo a los asistentes a su evento. Como indica un artículo de Forbes, asegúrese de que lo primero que haga al inicio del evento sea indicar, de forma verbal o escrita, el objetivo de su reunión. Compartir un objetivo o un resumen antes del comienzo, puede acortar 17 minutos el tiempo total de su reunión y, además, ¡es una tarea increíblemente sencilla! 

Una vez haya transmitido ese objetivo, también tendrá que poner un programa claro a la disposición de todos los asistentes (preferiblemente, antes de que empiece el evento). Sin embargo, su versión del programa deberá ser un poco diferente de la versión de los asistentes, ya que deberá tener en cuenta los márgenes de tiempo que tiene durante el día o la tarde. Observación: deje cinco minutos (incluido el tiempo destinado a los descansos) entre los eventos, temas o transiciones. 

Interrupciones para preguntas demasiado frecuentes...

Una de las principales causas de las molestias más agravantes en las reuniones suelen ser las personas que preguntan demasiado. Las preguntas no solo pueden tomar por sorpresa a los presentadores, sino que también pueden hacer que se pierda bastante tiempo. Por supuesto, esto no quiere decir que deba eliminar todo el tiempo destinado a las preguntas. Sin embargo, para determinar qué preguntas debe buscar o responder en profundidad, un artículo de Inc. sugiere que nos hagamos una sencilla pregunta: “Lo que está ocurriendo aquí (lo que se está diciendo), ¿es realmente lo más importante para que consigamos los resultados establecidos?” Si la respuesta en “no”, deberá posponer de forma educada la pregunta y decirle a la persona que se la responderá una vez el evento haya concluido. 

... y omitir los descansos de verdad 

Con un programa muy lleno de contenidos para un evento, eliminar los descansos para ahorrar tiempo puede ser una gran tentación. Sin embargo, como indica un artículo de Mashable, ese intento bienintencionado por terminar las cosas a tiempo puede ocasionar que se desperdicie aún más tiempo. 

Como dice el artículo, la mayoría de las personas empiezan a cansarse tras pasar una o dos horas concentrados en la misma tarea, y entran en un estado de fatiga mental. Después de este período, se necesita un descanso para recargar el cerebro y ayudarlo a entrar de nuevo en un estado de alto rendimiento. 

Durante los descansos, anime a los asistentes a hacer exactamente lo contrario de lo que estaban haciendo, como tomarse un momento para meditar, hacer una llamada a un ser querido, dar un paseo al aire libre o, simplemente, desconectar (o dormir una siesta) en un sofá de alguna sala de estar cercana. 

Distracciones digitales

En esta sociedad tecnológicamente saturada, encontrar un evento sin teléfonos, tabletas o computadores portátiles es muy extraño. Pero estos accesorios sin los que no podemos vivir (casi literalmente) pueden ser un gran peligro para la productividad de su evento. En una encuesta de CareerBuilder, más de 2.000 directivos gerentes de contratación dijeron que las distracciones digitales son uno de los peores asesinos de la productividad, y el 52 por ciento de los encuestados indicó que gran parte de la culpa es de los celulares. 

Sin embargo, como indica un artículo, los celulares no son necesariamente los culpables directos de este problema, sino nuestro deseo de hacer muchas tareas a la vez. Aunque prohibir completamente los dispositivos digitales en las reuniones no es la mejor opción, cumpla su tarea como planificador y haga que las cosas sean concisas, claras, interesantes y colaborativas, en lugar de que haya una sola voz hablando por todos. Si los asistentes están haciendo otras cosas, puede significar que están aburridos o que no son capaces de participar. 

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