Elimine la tecnología anticuada

Si confía en estas cinco soluciones obsoletas, es hora de que lleve a cabo una actualización tecnológica

La evolución de la tecnología provoca que los programas y las herramientas se desactualicen muy rápido. No es de extrañar que estar al día con la tecnología sea uno de los mayores desafíos de los planificadores. 

Sin embargo, la tecnología de eventos antigua y obsoleta puede plantear sus propios riesgos y obstáculos para las reuniones. Si todavía está utilizando las siguientes soluciones tecnológicas, ha llegado el momento de que se actualice.

Desactualizado: micrófonos para la audiencia
Reemplazar por: herramientas de preguntas y respuestas dentro de su aplicación del evento

Todos hemos visto cómo el micrófono pasa constantemente de un asistente a otro durante una sesión de preguntas y respuestas en directo. ¿El resultado? Cables enredados, micrófonos que se caen al suelo y un ir y venir incesante mientras los miembros de la audiencia se pasan el micrófono unos a otros. 

Pero esto se ha acabado. Incluya una herramienta de preguntas y respuestas en su aplicación del evento, que les brindará a los asistentes la oportunidad de preguntar lo que quieran desde la palma de sus manos, sin necesidad de zarandear el micrófono de un lado a otro. Para reuniones en las que no se utiliza una aplicación de eventos, puede hacer que los invitados hagan preguntas en las redes sociales utilizando un hashtag del evento único.

Desactualizado: entradas de papel
Reemplazar por: entradas electrónicas

¿Todavía les pide a sus invitados que impriman sus entradas? O lo que es peor, ¿se las envía por correo?
Aunque técnicamente no son tecnología, la falta de integración digital de las entradas impresas crea muchas dificultades. No solo aumentan las posibilidades de que se pierdan los materiales de registro, sino que también pueden crear problemas de seguridad si caen en manos de la persona equivocada. 

Elimine el rastro de papel enviando entradas en formato electrónico. La información de registro digital ayudará al medioambiente y también mantendrá el material de venta de entradas en una ubicación de fácil acceso para cuando llegue el momento del registro. Para simplificar todavía más el proceso de llegada, puede utilizar un sistema de autorregistro, donde los asistentes puedan escanear sus entradas electrónicas para acceder de forma rápida y sencilla a su evento.  

Desactualizado: un plan de comunicaciones digitales único para todos
Reemplazar por: una campaña segmentada de marketing por correo electrónico

Una estrategia de comunicación tiene que conectar con su audiencia, pero si envía mensajes generales poco precisos a toda su lista de correo electrónico… Pues, buena suerte.

Para fomentar la participación, necesitará implementar una estrategia de correo electrónico que haga hincapié en la segmentación, para que los asistentes reciban el tipo de comunicaciones que sean más de su interés y les haga conectar. Empiece dividiendo su lista de correo electrónico en diferentes categorías: asistentes nuevos y recurrentes, por ejemplo. Después, cree un plan de marketing por correo electrónico personalizado para cada grupo. Volviendo a nuestro ejemplo, en un correo electrónico para posibles asistentes, deberá destacar qué es lo que hace que valga la pena asistir a su evento. Sin embargo, para los asistentes recurrentes, su mensaje deberá centrarse en los elementos nuevos o en los beneficios de la lealtad

Desactualizado: wifi con poco ancho de banda
Reemplazar por: conexión wifi de alta velocidad

No lo podemos negar: una reunión sin una conexión a Internet rápida es un fallo de planificación. Los asistentes no solo quieren una conexión wifi rápida y fiable, sino que eso es lo que esperan. Por este motivo, deberá hablar con su socio tecnológico o con el proveedor de tecnología de las instalaciones sobre las opciones de Internet. Una conexión wifi6, por ejemplo, puede parecer la opción más adecuada para conseguir más velocidad (después de todo, no tiene que ser cuatro veces más rápida que otras opciones de Internet inalámbrico), pero también es necesario un nuevo equipo, lo que puede aumentar el precio.   

Desactualizado: equipos heredados 
Reemplazar por: dispositivos actualizados compatibles

La mayor amenaza para su proceso de planificación son los equipos y sistemas operativos que tienen décadas de antigüedad. Como los datos son un elemento esencial a la hora de crear eventos mejores, los planificadores no pueden arriesgarse a almacenar esta importante información en sistemas que puedan fallar en cualquier momento. 

Aunque puede suponer una inversión, la única alternativa real es cambiar sus dispositivos y programas antiguos por sus equivalentes actualizados y compatibles. Pero no tiene que hacerlo todo a la vez. Controle su proceso de planificación para ver qué programas o equipos son los más importantes en su trabajo y decida cuáles adquirir en base a ello. 

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