¿Demasiada carga en la sesión? No permita que los programas personalizados agobien a los asistentes

Libere el estrés de las agendas personalizadas con estas tres estrategias

Es el dilema de los planificadores: los asistentes quieren tener un papel activo en el diseño de su experiencia, pero los estudios muestran que al tener que elegir las sesiones se estresan tanto que, aproximadamente el 59 por ciento de los asistentes, prefiere recibir recomendaciones basadas en sus intereses y en eventos previos. 

Entonces, la cuestión es: ¿debe ofrecer a los asistentes la opción de personalizar las agendas, sabiendo que esta decisión añade estrés a su experiencia?

La respuesta: Sí, y este es el motivo: A pesar de la posibilidad de agobiar a los asistentes, el 80 por ciento de los consumidores están más predispuestos a hacer un negocio con una empresa si ofrece experiencias personalizadas. Es más, 2 de cada 3 personas dicen que son fieles a las marcas que personalizan sus experiencias de acuerdo con sus preferencias.

Esto significa que, para los planificadores, personalizar el evento es algo indispensable. Además, existen formas de evitar el estrés de la agenda. Aquí le mostramos tres formas de ayudar a los asistentes a personalizar sus programas sin estrés:

Brinde sugerencias.

Como muestran los estudios, los asistentes quieren ayudar a personalizar sus programas. Puede parecer algo muy complicado si no conoce personalmente a cada invitado, pero gracias al software de registro, la aplicación del evento y los datos de eventos anteriores, tiene a su alcance un tesoro oculto lleno de información sobre los asistentes que puede ayudarle a proporcionar sugerencias relevantes.

Por ejemplo, cuando un asistente se inscribe para su reunión o crea un perfil en la aplicación del evento, pídale que seleccione sus intereses de una lista de temas tratados en las sesiones. Para asegurarse de que las sesiones sean lo más relevantes posible, haga que sea obligatorio completar esta información durante el proceso de registro.

Otra alternativa: revise los datos de eventos anteriores y haga sugerencias basándose en las sesiones en las que los asistentes participaron la última vez. En reuniones con una larga lista de invitados, puede agrupar a los asistentes que participaron en sesiones similares y proporcionar recomendaciones a los grupos, en vez de a cada invitado de forma individual. 

Ofrezca a los invitados la oportunidad de cambiar de opinión.

Si tuviera que tomar una decisión sabiendo que no la podría cambiar, también estaría estresado, ¿verdad? Por ello, asegúrese de ofrecer a los asistentes un pequeño margen para practicar su capacidad de programación. Si deciden en el último minuto que prefieren asistir a otra sesión, permítaselo, siempre y cuando haya espacio. 

Pero no olvide informarles de antemano sobre las normas de asistencia a su reunión. Por ejemplo, si el registro de la sesión cierra una hora antes de su inicio, avise a los asistentes que tienen que decidir antes de que cierre el registro o se quedarán fuera.  

Divida las sesiones en temas.

En las reuniones grandes con diferentes sesiones y temas, los invitados pueden sentirse abrumados al ver la interminable lista de posibilidades. Por ello, puede dividir las sesiones en algunos temas generales y ponerle colores a cada sesión según el tema. De esta forma, si los invitados están interesados en sesiones para Conectar y Formarse, por ejemplo, pueden ver la lista y saber inmediatamente qué sesiones son las más relevantes para ellos. 

Por supuesto, eso no significa que no puedan asistir a sesiones de otros temas, pero al menos, las sesiones por temas ofrecen un punto de partida mientras deciden qué temas les interesan y qué oradores quieren ver. 

¿Ya se ha enterado? El 16 de diciembre, Meetings Imagined se convertirá en Marriott Bonvoy Events, una nueva plataforma que brindará inspiración, información y conocimientos prácticos.

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