Guion gráfico para el éxito de su reunión

Los planificadores no pueden adivinar el futuro, pero esta estrategia puede ayudarles a predecirlo mejor.

Digamos la verdad: No es fácil anticiparse a todos los problemas que puedan surgir durante el evento antes de que sucedan. Claro, un plan de preparación para desastres puede ser útil durante condiciones meteorológicas imprevistas, pero ¿qué ocurre si un orador pierde su vuelo o si los asistentes olvidan su información de registro? No es algo para lo que los planificadores puedan estar necesariamente preparados.

Lo que sí pueden hacer es intentar detectar los posibles problemas a través de un guion gráfico.

El guion gráfico es una técnica que normalmente se utiliza en las industrias del cine y de la publicidad para diseñar una campaña o un video fotograma a fotograma. Para las reuniones, los planificadores pueden utilizar esta técnica de escribir o dibujar el programa completo de un evento (su "guion") para visualizar mejor el flujo de la reunión. 

Por ejemplo, digamos que su reunión empieza con el registro. En vez de escribir "registro" como primer paso, piense en lo que conlleva esa tarea. ¿Los asistentes pueden registrarse a través de un sistema de registro de autoservicio, o tienen que registrarse con el personal del evento? En caso del segundo, tenga en cuenta que si tiene pocos empleados dedicados al registro, se generarán filas de espera muy largas. Así que lo mejor es que busque una solución que minimice el riesgo de que se creen filas largas y un plan para aplicar en caso de que se generen de todas maneras.

Diseccionar su reunión a un nivel detallado puede parecer un paso más en el proceso de planificación, pero, como se muestra arriba, el nivel de pensamiento profundo que se necesita para realizar un guion gráfico puede dar a los planificadores la capacidad de predecir y cambiar los resultados del evento. 

Concretamente, el guion gráfico puede darle una visión de estas dos áreas:

1. Administración del tiempo 

A simple vista, una agenda ocupada hace que una reunión sea productiva, pero es importante ser realistas en cuanto al tiempo. Si siente que crear el guion gráfico con los elementos de su programa es muy agobiante, es muy posible que los invitados sientan lo mismo durante el evento. Si le parece que se realizan demasiadas cosas al mismo tiempo, o si se da cuenta de que hay demasiados elementos importantes que consumen mucho tiempo, podría ser una señal para dar un paso atrás y volver a evaluar lo que es factible llevar a cabo durante el período de tiempo que dura la reunión. 

2. La experiencia de los asistentes

¿Qué estarán pensando, sintiendo, viendo y oyendo los asistentes? Los eventos son una experiencia sensorial y la tarea de un planificador es asegurarse de que los invitados no tengan demasiados estímulos. Los guiones gráficos ofrecen a los planificadores la singular perspectiva de ponerse en los zapatos de los asistentes, así que aproveche la oportunidad para descubrir el evento a través de sus ojos. Como las personas tienen diferentes preferencias, involucre también a otros miembros de su equipo en esta tarea. 

Puede considerarlo una forma de garantía de calidad: si hay un elemento específico de una reunión que parece que hace tropezar a las personas, sabrá que debe seguir puliendo las características del evento. Por ejemplo, la señalización es muy importante para guiar a los asistentes por un evento con múltiples salas e instalaciones. Si ve que algunos miembros del equipo les cuesta comprender la expresión o el lenguaje utilizado, también deberá aclarar las indicaciones para que los asistentes no se confundan (o peor aún, terminen perdidos). 

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