Qué hacer cuando el orador del evento cancela su compromiso

Un escenario vacío es la peor pesadilla de un planificador. Aquí le mostramos cómo pasar a la acción

Una situación que mantiene a los planificadores de eventos en vela es la siguiente: ha contratado a un importante orador principal, ha promocionado durante semanas su aparición en el evento y ha conseguido motivar a los invitados para que reserven sus entradas y aprovechen la oportunidad.

Después, debido a un retraso en el viaje o a circunstancias personales, el invitado de honor falla.

¿Qué puede hacer?

Ya que un buen orador puede aumentar la venta de entradas y añadir credibilidad, la ausencia de esa persona puede afectar la reputación de su evento y el resultado. Por este motivo, no solo es importante prever esta improbable situación, sino también tener preparada una respuesta estratégica rápida.

Tenga en cuenta estos consejos si se enfrenta a este dilema:

Mantenga la calma. Primero, respire profundamente; el show debe continuar. Agrupe a su equipo de eventos para determinar cómo y cuándo comunicará las noticias. Dé tiempo a los invitados para procesar el cambio; no espere hasta que entren en la sala. Y lo más importante: dele un giro positivo a su plan B (en persona y a través de las redes sociales) para conseguir la comprensión de los asistentes. 

Lea la letra pequeña. Contratar a un invitado famoso es una gran inversión. Los oradores principales, especialmente los que están representados por una agencia o una empresa, no se toman el compromiso a la ligera. Revise el plan de contingencia de su contrato, en el que se debe especificar cómo se manejarán los reembolsos de la tarifa del orador (o un cambio para otra ocasión) debido a una cancelación inesperada. 

Conéctese con el orador de formas alternativas. Si su orador se encuentra atrapado en el aeropuerto o tiene una circunstancia atenuante, intente encontrar otra forma de que él o ella pueda conectarse con la audiencia de una forma efectiva: un software de videoconferencias, por ejemplo, o una conferencia web grabada previamente. Si el invitado no va a aparecer el último día del evento, vea si puede establecer una fecha u hora diferente. 

Busque alguien nuevo. Aunque la estrella de su evento esté ausente, puede haber otros oradores que sí estén disponibles para participar en su evento. Póngase en contacto con las agencias de oradores o con otros grupos del sector de la zona para valorar un posible sustituto de última hora. O, si la organización lo permite, busque otro invitado que participe en el programa existente y que sea un buen candidato para la sustitución, y promociónelo en el escenario principal. 

Busque otras opciones para los invitados. Los eventos más grandes pueden enviar a los asistentes a seminarios cercanos o a actividades relacionadas en las instalaciones. Otra opción: Convoque un grupo improvisado de invitados importantes a una mesa redonda para tratar algún tema relacionado con la industria. Si el descontento continúa, considere la opción de ofrecer un descuento en futuros eventos para animar a las personas a volver.  
 

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