Cosas que los planificadores pueden aprender de los Juegos Olímpicos

Consejos sobre la planificación de eventos para reflexionar a medida que la ceremonia se acerca a su fin

Ya sea en los eventos olímpicos de invierno o de verano, los espectadores se sintonizan para enamorarse y entretenerse con la destreza atlética de los competidores. Sin embargo, mientras que los patinadores artísticos y de velocidad, los esquiadores y los jugadores de hockey son, sin duda, las estrellas del circo de los cinco anillos, el espectáculo que ocurre fuera del estadio es igualmente impresionante. 

Aquí tiene una instantánea sobre lo que se necesitó solo para la retransmisión en EE. UU. de los Juegos Olímpicos de Invierno en Pieonchang:

  • 550 cámaras con más de 2.400 horas de cobertura (1.800 de esas horas emitiendo en vivo)
  • 2.500 empleados trabajando en Pieonchang
  • 1.000 empleados de NBC Sports en los EE. UU. trabajando en la cobertura
  • 205 km de cable 
  • 102 eventos de entrega de medallas (un récord en los Juegos Olímpicos de Invierno)
  • 89 comentaristas de NBC (que necesitan alojamiento, peluquería, maquillaje, etc.)
  • 2 helicópteros para tomas de imágenes aéreas

Los consejos (sobre qué hacer y no hacer) en un evento masivo como las Olimpiadas son prácticamente interminables. A medida que las ceremonias de este año llegan a su fin, ponemos en relieve algunos aspectos importantes que pueden ser de gran ayuda para los planificadores de eventos.

Haga cálculos

Las limitaciones de tiempo y presupuesto hacen que todo sea más complicado para todos (ya sea un planificador, una empresa o una familia), por lo que los organizadores de las Olimpiadas saben que tienen que adelantarse mucho a los juegos. Estas Olimpiadas de invierno abordaron un gran desafío logístico (transporte) al observar el gran número de personas que tenían que trasladarse desde la ciudad más grande del país, Seúl, hasta Pieonchang, y se dieron cuenta de que la infraestructura existente no era suficiente. Por este motivo, crearon el Korea Train Express, un nuevo transporte de alta velocidad en el que pueden viajar aproximadamente 21.000 pasajeros cada día y se ahorran 90 minutos de viaje entre las dos ciudades. Si no le hubiesen puesto atención a estos números con años de antelación, las principales vías de tránsito se podrían haber obstruido de forma catastrófica.

Para tener el mismo éxito que ellos, tendrá que hacer una previsión de su evento lo más exacta posible. Un artículo de 2015 de Harvard Business Review recomienda hacer una lista en la que aparezcan de tres a cinco objetivos que se desean alcanzar. Si esos objetivos no se alinean con las cifras con las que se está trabajando, ¿qué objetivos deberían tener preferencia? ¿Qué objetivos (como, por ejemplo, el transporte en el caso de Pieonchang) son indispensables? Sí, tener una decoración temática puede ser estéticamente muy agradable, pero ¿es realmente tan importante como ofrecer un plato principal de calidad? 

Conozca a su audiencia 

El cuidado y la alimentación de los atletas es una danza con una coreografía muy estricta: los competidores suelen tener una dieta muy específica que les proporciona la energía que necesitan para alcanzar su mejor rendimiento. Sin embargo, esto es todavía más complicado, ya que los atletas provienen de países de todo el mundo; por tanto, lo que es normal para los atletas de un lugar, puede ser muy desconcertante para otros. Si no, que se lo pregunten al gimnasta británico Louis Smith, que dice que le sirvieron lengua de oveja cortada en trocitos en Ucrania.

Los Juegos Olímpicos de 2010 en Vancouver, Columbia Británica, tuvieron una ventaja: gracias a la tradición de cocina internacional de la ciudad, llenar los estómagos de los atletas de todo el mundo fue algo muy natural. Los organizadores demostraron que comprendían perfectamente el papel fundamental que tiene la gastronomía para los atletas, ya que se aseguraron de ofrecer alimentos conocidos y adecuados para la competición.

La clave para los planificadores: entender y anticiparse a las necesidades de su audiencia. En este caso, servir comidas conocidas (o deliberadamente exóticas) a sus invitados es un detalle claro, pero aplique esta misma lógica a otros aspectos de su evento. Los obsequios como jabones o velas pueden parecer un gesto bonito que genere una o dos sonrisas, pero ¿son realmente necesarios para, por ejemplo, sus clientes empresariales y financieros? 

Tenga en cuenta los matices culturales y recurra a la universalidad siempre que pueda 

Por supuesto, durante la organización de los Juegos Olímpicos no todo son contratiempos y errores. De hecho, el evento es un brillante ejemplo de multiculturalismo a gran escala. Aunque puede haber algunas excepciones, a pesar de la competencia entre países, los conflictos armados y los climas políticos inciertos, los países se unen para competir en pura deportividad. 

La clave para llevar a cabo un evento multicultural de éxito, según un artículo de la Harvard Business Review, es estar al tanto de los matices culturales sin obsesionarse con ellos. Simplemente, informe a los asistentes sobre lo que se van a encontrar mucho antes de que comience la reunión, para que la programación y el menú no sean una sorpresa. 

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